Szczególna uwaga jest poświęcona okresom najbliższym(np. najbliższym kwartałom), dla których informacje mogą zostać dość precyzyjnie określone. Dla pozostałych okresów ustala się budżety, ze stopniem szczegółowości możliwym do uzyskania w tej stosunkowo odległej perspektywie. W następnym okresie aktualizuje się i uszczegóławia budżety kolejnych podokresów, uwzględniając następne miesiące lub kwartały dla opracowania budżetu „zamkniętego” okresu planistycznego. Pozostałe zasady budżetowania pozostają bez zmian w stosunku do klasycznego podejścia do budżetów.
Różnica między budżetem klasycznym określanym często jako stałym a budżetem kroczącym polega na tym, że ten ostatni jest w trakcie realizacji uzupełniany o okres jaki minął na przykład w miesiącu styczniu roku X jest przygotowywany budżet na miesiąc styczeń roku X+1. Po zakończeniu stycznia obowiązuje w przedsiębiorstwie okres budżetowy od lutego roku X do końca stycznia roku X+1, a po zakończeniu lutego roku X obowiązuje budżet od marca roku X do końca lutego roku X+1 itd.
Przed rozpoczęciem danego okresu aktualizowany i uszczegóławiany jest budżet pierwotny. Przykładowo jeśli budżet dotyczy okresu 12 miesięcy i zaczyna się od stycznia 2010r, to pierwsza aktualizacja dotyczy okresu II-IV kwartału, uszczegółowienie dotyczy III kwartału (przykładowo o poszczególne miesiące), natomiast budżet I kwartału 2011 r. stanowi niezbędne uzupełnienie dotychczas obowiązującego budżetu.
Podobnie przed rozpoczęciem III kwartału: aktualizuje się budżet III i IV kwartału 2010 r. oraz budżet I kwartału 2011 r., przy jednoczesnym uszczegółowieniu budżetu I kwartału 2011 r. oraz uzupełnieniu budżetu o dane II kwartału 2011 r. W każdym dowolnym momencie można stwierdzić, że kadra zarządzająca pracuje nad nowym, np. 12-miesięcznym budżetem. Powoduje to, że proces budżetowania jest procesem ciągłym, stale wymuszającym kontrolę wykonania budżetu i weryfikację planów przyszłych.
Takie budżetowanie może mieć wiele zalet:
- obniżenie stopnia niepewności,
- oparcie procesu planowania i kontroli na ostatnim realistycznym budżecie a nie na założeniach budżetu przygotowywanego raz na rok,
- objęcie projekcją okresu dłuższego niż w przypadku budżetu przygotowywanego metodą konwencjonalną.
Do wad tego podejścia zalicza się jednak:
- angażowanie większej ilości czasu i środków ze względu na częstotliwość przygotowywania budżetu,
- możliwość znużenia kierownictwa (i załogi) ciągłym tworzeniem budżetów,
- aktualizację standardów kosztów, i cen rozliczeniowych dla transakcji wewnętrznych, co przyczynia się do różnej wyceny zapasów i różnych wartości odchyleń.
Warto pamiętać, ze budżetowanie kroczące wymaga zaangażowania nie tylko komórek controllingowych, ale także wszystkich innych osób, które będą ten budżet realizowały.
