Szczególna uwaga jest poświęcona okresom najbliższym(np. najbliższym kwartałom), dla których informacje mogą zostać dość precyzyjnie określone. Dla pozostałych okresów ustala się budżety, ze stopniem szczegółowości możliwym do uzyskania w tej stosunkowo odległej perspektywie. W następnym okresie aktualizuje się i uszczegóławia budżety kolejnych podokresów, uwzględniając następne miesiące lub kwartały dla opracowania budżetu „zamkniętego” okresu planistycznego. Pozostałe zasady budżetowania pozostają bez zmian w stosunku do klasycznego podejścia do budżetów.
Różnica między budżetem klasycznym określanym często jako stałym a budżetem kroczącym polega na tym, że ten ostatni jest w trakcie realizacji uzupełniany o okres jaki minął na przykład w miesiącu styczniu roku X jest przygotowywany budżet na miesiąc styczeń roku X+1. Po zakończeniu stycznia obowiązuje w przedsiębiorstwie okres budżetowy od lutego roku X do końca stycznia roku X+1, a po zakończeniu lutego roku X obowiązuje budżet od marca roku X do końca lutego roku X+1 itd.
Przed rozpoczęciem danego okresu aktualizowany i uszczegóławiany jest budżet pierwotny. Przykładowo jeśli budżet dotyczy okresu 12 miesięcy i zaczyna się od stycznia 2010r, to pierwsza aktualizacja dotyczy okresu II-IV kwartału, uszczegółowienie dotyczy III kwartału (przykładowo o poszczególne miesiące), natomiast budżet I kwartału 2011 r. stanowi niezbędne uzupełnienie dotychczas obowiązującego budżetu.
Podobnie przed rozpoczęciem III kwartału: aktualizuje się budżet III i IV kwartału 2010 r. oraz budżet I kwartału 2011 r., przy jednoczesnym uszczegółowieniu budżetu I kwartału 2011 r. oraz uzupełnieniu budżetu o dane II kwartału 2011 r. W każdym dowolnym momencie można stwierdzić, że kadra zarządzająca pracuje nad nowym, np. 12-miesięcznym budżetem. Powoduje to, że proces budżetowania jest procesem ciągłym, stale wymuszającym kontrolę wykonania budżetu i weryfikację planów przyszłych.
Takie budżetowanie może mieć wiele zalet:
- obniżenie stopnia niepewności,
- oparcie procesu planowania i kontroli na ostatnim realistycznym budżecie a nie na założeniach budżetu przygotowywanego raz na rok,
- objęcie projekcją okresu dłuższego niż w przypadku budżetu przygotowywanego metodą konwencjonalną.
Do wad tego podejścia zalicza się jednak:
- angażowanie większej ilości czasu i środków ze względu na częstotliwość przygotowywania budżetu,
- możliwość znużenia kierownictwa (i załogi) ciągłym tworzeniem budżetów,
- aktualizację standardów kosztów, i cen rozliczeniowych dla transakcji wewnętrznych, co przyczynia się do różnej wyceny zapasów i różnych wartości odchyleń.
Warto pamiętać, ze budżetowanie kroczące wymaga zaangażowania nie tylko komórek controllingowych, ale także wszystkich innych osób, które będą ten budżet realizowały.
Dołączam się do problemu rozliczenia dotacji w
KPiR. W Rzeczpospolitej z dnia 04-05-2010 artykuł „Nie zawsze wiadomo, jak rozliczyć dotacje” Krzysztof Pysz pokazuje w jaki sposób rozliczyć dotację jeżeli vat jest kosztem kwalifikowanym, a my jesteśmy czynnym podatnikiem Vat. Czy wg.Państwa jest on prawidłowy? :
„W praktyce mamy jednak do czynienia z sytuacjami, które budzą wątpliwości. Bardzo często dotacje inwestycyjne są udzielane zaliczkowo jedynie w części. Reszta jest zwracana dopiero po ostatecznym rozliczeniu. Dotacja pomostowa, której celem jest pokrycie wydatków bieżących, również najczęściej jest przekazywana beneficjentowi dopiero po poniesieniu przez niego tych wydatków.
Dlatego do czasu faktycznego otrzymania kwoty dotacji nie ma żadnych przeciwwskazań, aby ponoszone koszty były zaliczane do kosztów uzyskania przychodów według zasad ogólnych.
Ustawa podatkowa – w kontekście dotacji – mówi o środkach otrzymanych oraz o wydatkach bezpośrednio sfinansowanych z dotacji. Są to okoliczności, które rzeczywiście muszą mieć miejsce. Dlatego dopiero moment faktycznego otrzymania środków pieniężnych powoduje konieczność doprowadzenia do rozliczenia dotacji zgodnie z prawem.
Powinno być to zrealizowane poprzez korektę kosztów, wcześniej rozpoznanych jako koszty uzyskania przychodów. Dokonana ona być powinna na bieżąco (w okresie otrzymania środków).
Podstawą do dokonania takiej korekty są noty księgowe. Te ostatnie stanowią wyłączną podstawę do dokonywania jakichkolwiek zmian w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.”
Skoro Vat jest kosztem kwalifikowanym i mam możliwość jego zwrotu z US, to czy wydatki sfinansowane nim również zaliczmy do NKUP?
(podpisałam oświadczenie o treści W związku z ubieganiem się … (nazwa mikroprzedsiębiorstwai/
imię i nazwisko Uczestnika Projektu) o przyznanie środków finansowych
na rozwój przedsiębiorczości z EFS w ramach Działania 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
na realizację inwestycji określonej we Wniosku o jednorazowej dotacji na rozwój przedsiębiorczości złożonego Beneficjentowi … oświadczam, iż realizując powyższą inwestycję mogę odzyskać poniesiony koszt podatku VAT.
Jednak decyduję się skorzystać z możliwości ujęcia wydatków kwalifikowanych w kwotach brutto, zgodnie z Pismem MRR nr DZF-I-9220-858-PM/09.
Jednocześnie zobowiązuję się do przeznaczenia zrefundowanej w ramach podjętej inwestycji części poniesionego VAT na pokrycie wydatków związanych z prowadzoną działalnością, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku.”