Dany wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów jeśli spełnione są dwa warunki: można wykazać związek tego wydatku z przychodem podatnika oraz nie został on wymieniony na liście kosztów niestanowiących kosztów podatkowych (art. 16 ustawy o CIT, art. 23 ustawy o PIT). Nabycie koszulek opatrzonych logo oraz rozdanie ich podczas miejskiego festynu jest działaniem mającym na celu promowanie firmy i jej logo, istnieje zatem jasny związek poniesionego wydatku z przychodami podatnika. Analizy wymaga natomiast możliwość uznania tego rodzaju działań za działania o charakterze reprezentacyjnym, nie uważa się bowiem za koszty podatkowe kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Polskie przepisy podatkowe nie zawierają definicji pojęć „reprezentacja” i „reklama”, dlatego też należy sięgnąć do definicji słownikowej. Zgodnie z taką definicją „reprezentacja” to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem lub pozycją społeczną”, zaś „reklama” to „rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio, telewizję; środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia itp.) służące temu celowi”. W praktyce podatkowej utrwalił się pogląd, iż reprezentacją są takie działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów, zakupy kwiatów i upominków itp. Reklama natomiast to działanie celowo kształtujące popyt na dane towary lub usługi poprzez upowszechnianie wiedzy o ich cechach i przeznaczeniu, mające na celu zachęcenie potencjalnych nabywców do zakupu produktu lub usługi oferowanych przez ten podmiot. Reklama może również dotyczyć określonej marki, kiedy to celem działań jest utrwalenie nazwy firmy/produktu w pamięci potencjalnych nabywców.

Dlatego też, rozdawanie różnego rodzaju gadżetów z logo firmy, takich jak koszulki, bluzy czy kubki można uznać za działania o charakterze reklamowym. W związku z tym wydatki na ich nabycie mogą być w całości zaliczone do kosztów podatkowych. Jednocześnie, zgodnie z praktyką organów podatkowych przekazywanie prezentów o większej wartości, mających w większym stopniu charakter użytkowy dla obdarowanego niż reklamowy (np. skórzany portfel, markowe pióro, alkohol, kosmetyki, itp.) jest klasyfikowane jako działania o charakterze reprezentacyjnym i wydatki związane z takimi działaniami powinny podlegać wyłączeniu z kosztów podatkowych. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 19 sierpnia 2008 r. nr ILPB3/423-301/08-6/KS potwierdził, iż koszty poniesione na nabycie upominków opatrzonych logo firmy o wartości niższej niż 100 zł stanowią koszty reklamy podatnika. Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 31 lipca 2008 r. nr IP-PB3-423-715/08-2/MŚ wskazał natomiast, iż „w przypadku upominków o niewielkiej wartości wydawanych masowym klientom, trudno raczej przypisać im funkcję reprezentacyjną. Ich obecność w rzeczywistości gospodarczej jest tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku, a logo jako znak graficzny przedsiębiorstwa (firmy) czy produktu stanowi jedynie swojego rodzaju informację handlową.”

W odniesieniu natomiast do podatku VAT, rozdanie koszulek z logo może zostać uznane za czynność podlegającą opodatkowaniu VAT jedynie wówczas, gdy łącznie zostaną spełnione następujące przesłanki:

• przekazanie dotyczy towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika,
• podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części,
• przekazanie to dokonane zostało na cele inne niż związane z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem.

Biorąc powyższe pod uwagę, nieodpłatne przekazanie przez podatnika koszulek z logo firmy w obecnym stanie prawnym nie podlega opodatkowaniu VAT z uwagi na fakt, iż czynność ta jest ściśle i bezpośrednio związana z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem. Stanowisko to potwierdza orzecznictwo sądów administracyjnych (m.in. wyrok WSA w Olsztynie z 13.03.2008 r. sygn. I SA/Ol 53/08, wyrok WSA w Rzeszowie z 14.02.2008 r. sygn. I SA/Rz 875/07), a przede wszystkim NSA w wyroku z 13.05.2008 r. sygn. I FSK 600/07. Wydawanie przedmiotowych towarów jest bowiem działaniem o charakterze promocyjno-reklamowym, związanym bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością. Tym samym, w świetle art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, czynność ta nie podlega opodatkowaniu VAT niezależnie od tego czy rozdawane koszulki spełniają definicję towarów o małej wartości czy też nie. Jednocześnie podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów, wydawanych przez podatnika nieodpłatnie w ramach akcji promocyjno-reklamowych.