W przypadku, gdy dokument jest już uprzednio w posiadaniu osoby trzeciej (np. w depozycie firmy inwestycyjnej) faktyczne dokonanie przeniesienia posiadania jest zbędne i w takim wypadku do ustanowienia zastawu wystarczy sama umowa zastawu zawartym postanowieniem o pozostawieniu dokumentu akcji w posiadaniu osoby trzeciej.

W świetle przepisów powszechnie obowiązujących dokument umowy zastawu stanowi z kolei podstawę dla dokonania wpisu o ustanowieniu zastawu w księdze akcyjnej spółki, której akcje stanowią przedmiot zastawu. Wpis do księgi akcyjnej jest dokonywany przez podmiot ją prowadzący, a więc zarząd spółki lub podmiot trzeci, któremu zarząd spółki powierzył prowadzenie księgi akcyjnej

Spełnienie wymogów ustawowych odnośnie formy umowy zastawu, a także dokonanie odpowiednich wpisów w księdze akcyjnej stanowi łącznie szczególną formą zabezpieczenia zarówno stron zastawu, jak i spółki.

Kwestie formalne związane z dokonaniem wpisu do księgi akcyjnej uregulowane zostały stosownymi przepisami kodeksu spółek handlowych, a w szczególności art. 340 oraz 341 KSH. Należy wskazać, iż księga akcyjna jest wewnętrznym dokumentem spółki, a prawo wglądu do niej mają członkowie zarządu, rady nadzorczej i akcjonariusze. Wpis do księgi akcyjnej faktu zawarcia umowy zastawu na akcjach nie ma więc charakteru konstytutywnego, w związku z czym nie tworzy prawa, wpisanego do księgi, a jedynie stwierdza jego istnienie. Wpis do księgi akcyjnej jest natomiast niezbędnym warunkiem wykonywania uprawnień z niego wynikających, wobec spółki. Dzieje się tak przez to, że wpis do księgi akcyjnej wprowadza stan związania spółki jego treścią. Natomiast w odniesieniu do stron umowy zastawu, w żaden sposób nie powoduje modyfikacji ich stosunku, uprzednio już powstałego na mocy samej umowy.

Prowadzący księgę akcyjną dokonuje wpisu niezwłocznie po uzyskaniu wniosku uprawnionego podmiotu w tym zakresie. Wpis datowany jest na dzień, w którym jest dokonany, natomiast we wpisie należy zawrzeć datę powstania prawa, będącego przedmiotem wpisu. W ten sposób skutki pomiędzy stronami umowy zastawu występują od dnia zawarcia umowy zastawu, natomiast skutki pomiędzy stronami umowy zastawu, a spółką powstają dopiero z chwilą dokonania wpisu do księgi akcyjnej.

Wpis do księgi akcyjnej dokonywany jest na wniosek nabywcy, który powinien do wniosku załączyć dokumenty uzasadniające dokonanie wpisu. Bez wniosku prowadzący księgę akcyjną nie dokonuje wpisów, za wyjątkiem danych dotyczących pierwotnych właścicieli akcji imiennych oraz dokonywania kolejnych wpisów o przeniesieniu praw udziałowych.