Po pierwsze – można zaliczyć w koszty tylko kwotę netto
Kosztami uzyskania przychodów są odpisy aktualizujące wartość należności w tej części, która była uprzednio zaliczona do przychodów należnych – wynika to z art. 16 ust. 1 pkt. 26a updop oraz art. 23 ust. 1 pkt. 21 updof. Nie można zarachować w koszty podatkowe tej części odpisu, która obejmuje VAT i naliczone odsetki za zwłokę w zapłacie.
Przykład
Spółka Alfa posiada należność handlową 100.000 zł netto plus 22.000zł podatku VAT. Tylko kwota 100.000 zł może stać się kosztem uzyskania przychodów
Przykład 2
Spółka Alfa udzieliła pracownikowi zaliczki w kwocie 1000zł. Pracownik porzucił pracę nie rozliczając się z tej zaliczki. Jest wysoce prawdopodobne, iż kwota należności nie zostanie odzyskana. Nie ma jednak możliwości zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów.
Po drugie – należy zadbać o właściwe uprawdopodobnienie nieściągalności
Oczywiście warunkiem jest, aby nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona w przewidziany w przepisach sposób. Nieściągalność należności uznaje się za uprawdopodobnioną, w szczególności, gdy:
1) dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku (bądź zmarł – dotyczy to podatników podatku dochodowego od osób prawnych) albo
2) zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
3) wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
4) wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika, na drodze powództwa sądowego.
Podstawa prawna
Art. 6 ust. 1 pkt. 26a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z poźn. zm.)
art. 23 ust. 1 pkt. 21 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)
