Zgodnie z ustawą o rachunkowości należy wyróżniać w księgach jednostki należności sporne oraz wątpliwe. Należności sporne nie są trudne do zdefiniowania – to wszystkie należności kwestionowane przez dłużników. Problemem może być definicja należności wątpliwe. Praktyka rynkowa traktuje wszelkie należności w przypadku, których istnieją poważne wątpliwości, co do możliwości ich wpływu traktować jako wątpliwe. Należności wątpliwe to te, których prawdopodobieństwo odzyskania jest niewielkie lub bliskie zeru.
W jednostkach budżetowych większość wpływów środków pieniężnych pochodzi od dysponentów wyższego szczebla lub też z funduszy pomocowych. Takich należności nie powinno się nigdy klasyfikować jako „wątpliwe”, gdyż sytuacja finansowa „dostawcy środków” nie jest zagrożona. Wszelkie ewentualne opóźnienia związane są najczęściej z problemami organizacyjnymi lub brakiem „decyzyjności”.
Należności wątpliwe w przypadku jednostek budżetowych powstają najczęściej na skutek sprzedaży usług dodatkowych zbędnego mienia itp. Ważną częścią należności wątpliwych w przypadku np. urzędów gminy są należności z tytułu zarachowanych lecz niewpłaconych podatków lokalnych. Należności takie stanowią problem dla służb finansowo – księgowych gdyż:
- podlegają corocznej inwentaryzacji,
- wymagają dodatkowych czynności w postaci tworzenia odpisów aktualizujących oraz zarachowania odsetek,
- postępowanie egzekucyjne zawsze jest problematyczne.
Usunięcie takich należności z ksiąg jednostki może być podstawą zarzutów wobec zarządzających jednostką o niegospodarność ze strony „opozycji” lub też ze strony podatników regularnie opłacających podatki. Rozwiązaniem może być ewentualna sprzedaż do firm windykacyjnych jednak konsekwencje „społeczne” takiego rozwiązania mogą być bardzo dotkliwe dla dłużników, jak również dla zarządzających (wyniki najbliższych wyborów).
