Kiedy można skorzystać z e-faktury?

Z dniem 1 stycznia 2011 roku, podatnicy uzyskali możliwość wysyłania faktur drogą elektroniczną bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, a to wszystko za sprawą wejścia w życie nowego Rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

W celu skorzystania z możliwości przesyłania faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym przedsiębiorcy są zobowiązani do łącznego spełnienia warunków tj.: zapewnienie autentyczności pochodzenia danej faktury; zapewnienia integralności treści faktury oraz uzyskania akceptacji takiego sposobu dystrybucji faktur przez ich odbiorcę. Taka zgoda może mieć formę papierową lub elektroniczną. Należy przyjąć, że akceptacja w mailu lub pliku PDF będzie wystarczającym dowodem potwierdzającym udzielenie akceptacji. Nie ma wątpliwości, iż  w sytuacji zapewnienia autentyczności i integralności, akceptacja w formie maila będzie wystawiona prawidłowo. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej zrezygnowano z wymogu bezpiecznego podpisu elektronicznego, który jest weryfikowany za pomocą certyfikatu. Dotychczas bowiem stosowane rozwiązania, czyli bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, a także elektroniczna wymiana danych (EDI) pozostają jednymi z możliwych, ale nie wyłącznymi sposobami zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Mając na uwadze powyższe, należy wskazać, odnosząc się do terminu udzielenia przez kontrahenta akceptacji, iż w starym rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119), określono, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Nowelizacja, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2011 r., wprowadziła istotną zmianę w tym zakresie, odstępując od powyższego wymogu, poprzez uprawnienie, iż wystawca faktury w formie elektronicznej może ją wysyłać tego samego dnia, w którym otrzymał akceptację od kontrahenta. Na uwagę zasługuje także fakt, iż  zgodnie z par. 9 nowego rozporządzenia Ministra Finansów, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania par. 3 ust. 1 rozporządzenia.  A zatem, jeśli podatnik otrzymał akceptację przed 1 stycznia 2011 r., to nie musi jej ponownie uzyskiwać.

[page_break]
Rozporządzenie określa również, iż w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji. Jedynym możliwym odstępstwem od powyższej zasady jest kwestia ustalenia miedzy stronami, za obopólną ich zgodą, terminu utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, który to termin nie może być dłuższy niż 30 dni. Odmiennie niż ma to miejsce w przypadku terminu udzielenie akceptacji, precyzyjnie natomiast ustawodawca oznaczył termin, od którego wystawca traci prawo do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Zgodnie bowiem z obowiązującymi przepisami, powyższe następuje od dnia wypadającego po dniu, w którym wystawca otrzymał powiadomienie od kontrahenta o wycofaniu akceptacji. Sama akceptacja może być cofnięta w każdym czasie, nie jest to obwarowane żadnymi restrykcjami co do terminu. W tym miejscu na uwagę zasługuje fakt, iż zgoda na otrzymanie e-faktury nie zobowiązuje sprzedawcy do wystawienia dokumentu sprzedaży w tej formie, a jedynie daje mu takie uprawnienie.
Ustawodawca w przepisach obowiązujących do końca 2010 roku, zastrzegł, że gdy wystąpią jakieś przeszkody formalne lub techniczne, które uniemożliwiają wystawienie i przesłanie korekty lub duplikatu w formie elektronicznej (np. w wypadku cofnięcia zgody odbiorcy na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej ), przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić korektę/duplikat w formie papierowej, zamieszczając na dokumencie adnotację, że dotyczy on faktury wystawionej w formie elektronicznej. W nowym rozporządzeniu dotyczącym e-faktur, brak jest powyższego wymogu, aby faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej samej formie. Dzięki bowiem zmianą wprowadzonym wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów, podatnik od dnia 1 stycznia 2011 roku, ma możliwość skorygować fakturę elektroniczną, faktura papierową, a fakturę papierową- faktura elektroniczną.

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie sposobu wystawiania faktur poza możliwością przesyłania faktur drogą elektroniczną w dowolnej formie, przy zachowaniu wskazanych powyżej warunków, wprowadziła także nowe zasady dotyczące przechowywania faktur. I tak, oprócz dotychczasowego obowiązku przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnicy są zobowiązani zapewnić przechowywanie ww. dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób (dotyczy to również faktur elektronicznych), w szczególności w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur; łatwe ich odszukanie, oraz bezzwłoczne przedstawienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. Istotnym novum jest dopuszczenie przechowywania faktur w formie elektronicznej również poza terytorium kraju. W takiej sytuacji podatnik powinien jednakże zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej dostęp on-line do tych dokumentów.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *