Z roku na rok coraz więcej polskich przedsiębiorców rozpoczyna działalność na rynku niemieckim, rejestrując podmiot gospodarczy w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – GmbH. Założenie spółki jest często podstawą dla bezpośredniej dystrybucji produktów, czy usług na wymagającym, ale niezwykle atrakcyjnym rynku niemieckim.

Umowa spółki w Niemczech ma formę aktu notarialnego. Również notariusz zgłasza spółkę do niemieckiego rejestru handlowego (Handelsregister).

Minimalny kapitał zakładowy dla GmbH wynosi 25 000 € i w celu zarejestrowania spółki musi zostać wpłacony co najmniej do połowy. Druga połowa zostaje uzupełniona na wezwanie wspólników. Jeśli udziałowcy nie dysponują dostatecznym kapitałem zakładowym, istnieje możliwości rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością o obniżonym kapitale UG – Unternehmensgesellschaft.

Należy pamiętać, że prowadzenie działalności gospodarczej wraz z jej zakresem należy zgłosić do urzędu działalności gospodarczych (Gewerbeamt). Na terenie Niemiec obowiązkowa jest przynależność do Izby Przemysłowo – Handlowej lub Izby Rzemieślniczej, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.

W Niemczech każde przedsiębiorstwo otrzymuje numer identyfikacji podatkowej (Steueridentifikationsnummer) oraz numer podatkowy płatnika VAT (Umsatzsteuer- Identifikationsnumer). Numer identyfikacji podatkowej jest przydzielany i zależny od urzędu skarbowego odpowiedniego dla siedziby przedsiębiorstwa. Tym samym zmienia się on wraz ze zmianą siedziby. Numer płatnika VAT pozostaje za to bez zmian.

Spółkę GmbH obowiązuje prowadzenie tzw. podwójnej księgowości (reguła podwójnego zapisu), podlega ona ponadto sprawozdawczości finansowej na podstawie niemieckiego kodeksu handlowego (HGB).