Istota kontroli formalnej jest stwierdzenie zgodności otrzymanego dowodu księgowego z ogólno obowiązującymi przepisami zewnętrznymi oraz z wewnętrznymi regulacjami prawnymi wynikającymi z regulaminu organizacyjnego, zakładowych zasad rachunkowości oraz zasad obiegu dowodów księgowych. Kontrola formalna jest obowiązkiem przypisanym do pracowników wydziałów (zespołów lub stanowisk w zależności od struktury organizacyjnej jednostki) rachunkowości. W omawianych jednostkach kontrola formalna jest bardzo ważna, gdyż dodatkowym wymogiem prawnym jest ogół przepisów związanych z przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych.
Kontrola formalna dowodów księgowych, aby mogłaby zostać uznana za pełną i wyczerpującą powinna zawierać następujące czynności:
- sprawdzenie, czy dokonana została kontrola merytoryczna dowodu księgowego oraz sprawdzenie, czy kontrola ta została przeprowadzona przez osoby do tego uprawnione,
- sprawdzenie, czy dowód nosi znamiona zgodne z art. 21 ustawy o rachunkowości (dotyczącego minimalnych wymogów stawianych przez ustawodawcę dokumentom, aby mogły zostać uznane za dowody księgowe,
- w przypadku faktur należy również dokonać czynności sprawdzających, które potwierdzą zgodność dokumentu z regulacjami wynikającymi z ustawy o podatku od towarów i usług,
- należy również sprawdzić, czy dowód został opatrzony właściwymi podpisami i pieczęciami, chyba, że z odrębnych przepisów wynika możliwość rezygnacji z tych wymogów (np. usługi telekomunikacyjne) lub specjalnych umów z dostawcą.
Kontrola formalna najczęściej ściśle związana jest również z kontrolą rachunkową, często wykonywane są przez tych samych pracowników w ramach jednego procesu. W następnym artykule cyklu zaprezentowane zostaną wymogi związane z kontrolą rachunkową.
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
