1) Naliczenie odpisu za bieżący okres (miesiąc, kwartał, półrocze, rok)
Wn konto 405 — „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”
Ma konto 851 — „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”
2) Równolegle należy zaewidencjonować przekazanie środków na wydzielony rachunek ZFŚS
Wn konto 135 — „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”
Ma konto 130 — Rachunek bieżący jednostki
3) Udzielenie pożyczki pracownikowi
Wn konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
Ma konto 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”
4) Spłata pożyczki w ratach
Wn konto 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”
Ma konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
5) Zapłata odsetek od pożyczki
Wn konto 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”
Ma konto 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” (odpowiednie subkonto wpływów)
6) Wypłata zapomogi bezzwrotnej
Wn konto 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” (odpowiednie subkonto wydatków)
Ma konto 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”
7) Naliczenie podatku od zapomogi
Wn konto 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” (odpowiednie subkonto wydatków)
Ma konto 225 – „Rozrachunki z budżetami”
8) Otrzymanie faktury zakupu usług (impreza dla pracowników) lub towarów (paczki okolicznościowe np. dla dzieci pracowników)
Wn konto 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” (odpowiednie subkonto wydatków)
Ma konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
9) Zapłata faktury
Wn konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
Ma konto 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”
10) Wpływ odsetek od środków zdeponowanych na rachunku ZFŚS
Wn konto 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”
Ma konto 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” (odpowiednie subkonto wpływów).

W trakcie dokonywania odpowiednich księgowań związanych z procedurą zamknięcia roku należy przeksięgować stany wszystkich subkont (zarówno wpływów jak i wydatków)na koncie 851 — „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” na konto nadrzędne funduszu. Jednocześnie dobrym zwyczajem księgowym jest stosowanie algorytmów kontrolnych. W przypadku ZFŚS algorytm ten przewiduje następującą równość

[WN konto 135] + [WN konto 234] = [PERSALDO MA konto 851]

Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej