Dzięki zmianom w przepisach, które obowiązują od 1 stycznia 2011 r. możliwe jest dokonanie optymalizacji w procesie fakturowania, która polega na zastąpieniu tradycyjnych papierowych faktur ich odpowiednikami elektronicznymi.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że wystawianie, przesyłanie oraz przechowywania e-faktur zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Co szczególnie ważne w przypadku transakcji zagranicznych opisywane zmiany w przepisach krajowych wynikają z prawa unijnego, co daje gwarancję, że kontrahenci zagraniczni posiadają podobne do polskiego rozwiązania prawne.

Co niezwykle ważne, z faktur elektronicznych może skorzystać każdy przedsiębiorca, który jest podatnikiem VAT. E-faktury mogą być wystawiane przez drobnych przedsiębiorców, małe i średnie przedsiębiorstwa, jak również podmioty korporacyjne. Faktury elektroniczne mogą być wystawiane w przypadku obrotu krajowego oraz zagranicznego w zakresie dostaw towarów, jak również świadczenia usług. Niezależnie od ilości wystawianych faktur, jak również wysokości realizowanego obrotu, e-faktury umożliwiają osiągnięcie wymiernych korzyści biznesowych.

Faktury elektroniczne stanowią znakomity sposób na rozwiązanie problemu związanego z obiegiem dokumentacji, możliwością kontroli dokumentów sprzedaży oraz zakupów, a przede wszystkich przyczyniają się do obniżenia kosztów rozliczania sprzedaży. Trzeba bowiem mieć na uwadze, iż dzięki e-fakturom obieg dokumentów staje się o wiele szybszy niż w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej. Gwarantuje to również możliwość kontroli całego procesu rozliczania transakcji przez powołane do tego osoby. Dodatkowo dzięki przesłaniu faktury elektronicznej przedsiębiorca nie musi ponieść wysokich kosztów korespondencji pocztowej, jak również uzyskuje gwarancję, iż wystawione przez niego faktury dotarły do kontrahenta, co wpływa na skrócenie terminu zapłaty, jeżeli jest on kalkulowany od daty otrzymania faktury przez nabywcę.

Na uwagę zasługuje również wyeliminowanie, dzięki zastosowaniu e-faktur, ryzyka związanego z zakwestionowanie przez organy podatkowe możliwości odliczenia VAT na skutek problemów z określeniem momentu otrzymania faktury VAT, czy też ewentualnych błędów popełnionych przez wystawcę przy wystawieniu faktury w formie papierowej.