Przez wcześniejsze wystawienie faktury należy rozumieć sytuację, w której pierwotnie została wystawiona jakakolwiek faktura (faktura VAT, faktura VAT-MP, faktura VAT – marża, etc.) i z określonych powodów dane zawarte w tej pierwotnej fakturze muszą zostać zmienione lub poprawione. Sprzedawcy powinni pamiętać, że nie ma większego znaczenia, czy faktura pierwotna została wystawiona kilka dni wcześniej przed fakturą korygującą, czy też kilka miesięcy, a nawet lat. Mogą się pojawić wątpliwości co do zasadności wystawienia faktury korekty w sytuacji przedawnienia zobowiązania wynikającego z pierwotnej faktury, jednak oznacza to, że zasadniczo faktura pierwotna musiałaby być wystawiona wcześniej niż 5 lat kalendarzowych przed wystawieniem faktury korygującej, a jest wystarczająco długi okres czasu na wystawienie korekty.

Wyróżnia się kilka podstawowych przypadków (powodów) wystawienia faktury korygującej. Zatem wystawienie takiej korekty powinno mieć miejsce zawsze, jeżeli po wystawieniu faktury (pierwotnej):

1) sprzedawca udzielił prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów, bonifikat, opustów i skont;
2) sprzedawca uznał reklamacje klienta;
3) klient zwrócił sprzedawcy towar a sprzedawca będzie zwracał klientowi całość lub część ceny;
4) zostały zwrócone nabywcy kwoty nienależne w rozumieniu przepisów o cenach;
5) zostały zwrócone nabywcy zaliczki, przedpłaty, zadatki lub raty, które wcześniej podlegały opodatkowaniu i zostały zafakturowane (tzw. fakturą zaliczkową);
6) jeżeli po wystawieniu faktury podwyższono cenę (zgodnie z zawartą umową);
7) w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Przez kwoty nienależne w rozumieniu przepisów o cenach należy rozumieć następujące przypadki:

• przedsiębiorca będący producentem lub sprzedawcą, który nie obniżył ceny w przypadkach, gdy towar nie posiadał wymaganych cech określonych w charakterystyce jakościowej oferowanego produktu bądź posiadał wady polegające na zmniejszeniu ilości, masy lub objętości towaru albo uszkodzenia, chyba że przy dołożeniu staranności wymaganej w stosunkach sprzedaży danego rodzaju nie mógł wiedzieć o wadzie towaru;
• przedsiębiorca, który stosował ceny albo marże handlowe z naruszeniem przepisów ustawy o cenach i w ten sposób osiągnął kwotę nienależną.

Warto również dodać, że fakturę korygującą można (należy) wystawić w każdej sytuacji, jeżeli z określonych powodów dojdzie do zmiany (w tym obniżenia) ceny sprzedaży, która pierwotnie była wykazana na wystawionej fakturze. Nie ma znaczenia, czy np. rabat zostanie udzielony w związku z zawartą umową, czy też sprzedawca lubi nabywcę i da mu większy rabat niż powinien, czy też w wyniku sporu strony dojdą do porozumienia samodzielnie i ustalą właściwą cenę za określone świadczenie, albo pomoże im w tym sąd powszechny, który ustali właściwą cenę.

Warto również pamiętać o tym, że różne powody wystawienia faktury korygującej mogą wywoływać różne skutki w zakresie podatku VAT. Jednak o tym będzie mowa w kolejnym artykule.