W szczególności na zgłaszającym ciąży obowiązek sprawdzenia, czy zgłaszany przez niego znak towarowy nie jest identyczny bądź podobny do wcześniej zarejestrowanego lub zgłoszonego do rejestracji oznaczenia. Jest to jeden z kilku wymogów, jakie zgłaszający powinien spełnić przed złożeniem wniosku o nadanie prawa ochronnego na znak towarowy.

W postępowaniu zgłoszeniowym Urząd Patentowy bada również, czy w danym przypadku, nie zachodzą inne przeszkody rejestracyjne i wydaje stosowne rozstrzygnięcie (o rejestracji lub jej odmowie). Wskazać przy tym należy, iż raz wydana decyzja o udzieleniu prawa ochronnego na znak towarowy nie jest ostateczna i może zostać w każdej chwili unieważniona.

Niekiedy zdarza się, że zgłaszający wnosi o zarejestrowanie znaku towarowego identycznego lub podobnego do oznaczenia innego podmiotu. Wówczas konieczne jest uzyskanie jego pisemnej zgody na zgłoszenie nowego znaku towarowego. Jednakże zgoda taka może wyeliminować przeszkodę rejestracyjną jedynie w zakresie kolizji nowego znaku ze znakiem już wygasłym. Chodzi zatem o takie znaki towarowe, których ochrona wygasła między innymi na skutek jej nieprzedłużenia przez uprawnionego bądź na skutek ich nieużywania przez nieprzerwany okres co najmniej pięciu lat po dniu wydania decyzji o rejestracji.

Oznacza to, że jeśli wcześniejszy znak towarowy jest nadal używany przez uprawnionego, jego zgoda na zarejestrowanie podobnego lub identycznego znaku na rzecz zgłaszającego nie będzie brana pod uwagę przez organ rejestracyjny. Istnieje bowiem ryzyko, że zarejestrowanie takiego znaku mogłoby wprowadzać w błąd potencjalnych odbiorców co do pochodzenia towarów bądź usług. W praktyce listy zgody traktowane są przez organ rejestracyjny wyłącznie jako narzędzie pomocnicze i nie przesądzają o wydaniu pozytywnej decyzji o rejestracji. Może się zatem zdarzyć, że zgłaszający, pomimo przedłożenia listu zgody od właściciela identycznego lub podobnego znaku wygasłego, nie uzyska prawa ochronnego na nowe oznaczenie.