Inwentaryzację gotówki w kasie przeprowadzać należy na dzień bilansowy zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor metodą spisu z natury. Taką inwentaryzację należy przeprowadzać zawsze w związku ze zmianą kasjera, a także w celach kontrolnych w sposób niezapowiedziany. Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (kasjera). Przelicza się wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie: gotówkę (w postaci banknotów i monet), wyrażoną w walucie polskiej, jak i obcej. Przeliczyć należy także inne środki pieniężne, np. czeki obce czy weksle obce. Spis z natury gotówki polega na liczeniu wszystkich monet i banknotów luzem, jak również bilonu i banknotów w opakowaniach, pod warunkiem, że opakowanie jest oryginalne (w nienaruszonym stanie), a ilość i rodzaj środków pieniężnych znajdujących się w tych opakowaniach są wyrywkowo sprawdzane.

Podczas inwentaryzacji kasy spisywane są również posiadane weksle i czeki obce. Sprawdza się przede wszystkim ich stan (ilość, wartość nominalną), realność, ważność oraz terminy ich płatności.
Z inwentaryzacji sporządza się protokół, który powinien zawierać :

• informacje o rzeczywistym stanie środków pieniężnych w kasie,
• ich stanie wynikającym z ostatnio sporządzonego raportu kasowego,
• określenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej,
• uwagi zespołu spisowego dotyczące ochrony środków pieniężnych, ich zabezpieczenia.

Przykład protokołu

Nazwa jednostki

Inwentaryzację kasy przeprowadził zespół spisowy w składzie:

– xxxxxx – przewodniczący zespołu spisowego,
– xxxx – członek.

W obecności kasjera(ki) xxxxx.
W wyniku inwentaryzacji stwierdzono:
– faktyczny stan gotówki w kasie: xxxx
z tego: …….× 200 zł =
…….. × 100 zł =
……..× 10 zł =
……..× 5 zł =
……  × 1 zł =
…….. × 0,50 zł =

inne środki pieniężne (weksel obcy):
– razem:

• – stan środków w kasie według ostatniego  raportu kasowego nr xxx/xxx z dnia xx xx.xxxx r.:
• – różnica inwentaryzacyjna:
• – numer ostatniego dowodu KP:
• – numer ostatniego dowodu KW:
• – uwagi:

(podpis kasjera)                          (podpisy zespołu spisowego)

Podstawa prawna:
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)