Jeśli jednostka dzięki pracom wdrożeniowym i zakupie dodatkowych funkcjonalności uzyskała istotne nowe źródło pozyskiwania danych do zarządzania, to możliwe jest ujęcie wartości poniesionych nakładów jako nową wartość niematerialną. Podkreślić należy, iż takie podejście będzie właściwe gdy rzeczywiście zmieni się, znacząco wzrośnie dotychczasowa funkcjonalność systemu czy modułu systemu informatycznego.
Najczęściej jednak prowadzone prace prowadzą do zwiększenia funkcji oprogramowania ale nie aż do tego stopnia, że można by mówić o „nowej jakości” pracy. Zatem takie nakłady należy potraktować po prostu jako koszty okresu. Będą to z punktu widzenia podatkowego koszty pośrednie okresu, a więc zaliczane na dzień ich zarachowania w koszty uzyskania przychodów. Bez znaczenia będzie wielkość kwoty.
Czasami są także ponoszone nakłady na tzw. upgrade – są to uaktualnienia dotychczas wykorzystywanego sytemu. One także stanowią koszty pośrednie.
Jeśli w ramach ponoszonych nakładów pojawią się koszty przedłużenia licencji na okres przekraczający 12 miesięcy – to mamy tu zgodnie a art. 3 ust. 1 pkt 14 uor do czynienia z nową wartością niematerialną. Podkreślić jednak należy, iż bardzo często kupujemy jednocześnie upgrade i przedłużenie licencji na okres jednak krótszy, bądź równy, 12 miesiącom. Wtedy taki nakład należy ująć jako koszt. Ewentualnie w przypadku gdyby była to kwota znacząca koszt podlegający rozliczeniu w czasie.
Podstawa prawna:
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)
