Arkusze spisu z natury winny zawierać co najmniej:
– nazwę jednostki inwentaryzowanej,
– numer kolejny arkusza oraz oznaczenia uniemożliwiające zmianę arkusza (podpis osoby wydającej arkusze spisowe),
– datę dokonania spisu, termin oraz rodzaj inwentaryzacji,
– kolejny numer pozycji,
– symbol identyfikujący spisany majątek, np. numer inwentarzowy, indeks,
– szczegółowe określenie inwentaryzowanego przedmiotu,
– jednostkę miary,
– ilość stwierdzoną w trakcie spisu,
– imiona, nazwiska i podpisy osób dokonujących spisu z natury,
– imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz jej podpis złożony na dowód braku zastrzeżeń co do ustaleń spisu.
Poniżej zamieszczamy przykład takiego arkusza.
Warto wiedzieć, że zespół spisowy, dokonujący spisu z natury, zobowiązany jest do właściwego i rzetelnego wypełnienia poszczególnych rubryk formularza. Dla prawidłowego ustalenia ilości inwentaryzowanych składników majątkowych zespół spisowy zobowiązany jest do przeliczenia, przemierzenia, przeważenia lub obliczeń technicznych składników, w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za dane składniki majątku lub osoby przez nią upoważnionej.
Wypełnione arkusze spisowe podpisują członkowie zespołu spisowego oraz osoba materialnie odpowiedzialna. W przypadku odmowy podpisania arkuszy spisowych przez osobę materialnie odpowiedzialną, zespół spisowy obowiązany jest uczynić o tym wzmiankę w arkuszu spisowym i powiadomić kierownika jednostki.
W przypadku uznania zastrzeżeń osoby materialnie odpowiedzialnej za stan spisywanych składników majątkowych za uzasadnione, kierownik jednostki ma prawo niezwłocznie zarządzić ponowne przeprowadzenie spisu w kwestionowanym zakresie.
Wszelkie korekty i poprawki przeprowadza się przez skreślenie zapisu błędnego w taki sposób, aby treść pozostała czytelna oraz wpisanie tekstu prawidłowego obok lub nad przekreślonym zapisem. Dokonane poprawki lub unieważnienia błędnych zapisów winny być podpisane przez osobę materialnie odpowiedzialną oraz zespół spisowy.
Podstawa prawna
Art. 26 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223, ze zm.)
