Wynika więc z tego, że w celu skutecznego umorzenia wierzytelności konieczne jest:
- ze strony wierzyciela – oświadczenie woli o zwolnieniu dłużnika z długu,
- ze strony dłużnika – oświadczenie woli, że zwolnienie to przyjmuje.
Kodeks cywilny nie przewiduje w tej sytuacji szczególnej formy, jednak dla celów podatkowych (dowodowych) należy uzyskać zgodę dłużnika w formie pisemnej.
Oznacza to, że warunkiem zaliczenia do kosztów umorzonej wierzytelności jest posiadanie przez wierzyciela oświadczenia dłużnika, że zwolnienie z długu przyjmuje. Brak takiego oświadczenia uniemożliwia zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów umorzonej wierzytelności.
W księgach rachunkowych wartość umorzonej kwoty głównej należy zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych zapisem:
- Wn Pozostałe koszty operacyjne
- Ma rozrachunki z odbiorcami ( lub inne konto rozrachunków)
Umorzone odsetki zwiększają wartość kosztów finansowych. Ujmuje się je następująco:
- Wn Koszty finansowe
- Ma rozrachunki z odbiorcami ( lub inne konto rozrachunków)
Przykład
Spółka GAMA posiada należność z tytułu sprzedaży towarów od spółki X. W dniu 15 marca 2010 roku podjęto decyzję o umorzeniu kontrahentowi tej należności w kwocie brutto 36.600zł i 2500zł naliczonych odsetek. Dłużnik umorzenie przyjął i odesłał oświadczenie o przyjęciu zwolnienia z długu.
- Wn Pozostałe koszty operacyjne 36.600 zł
- Wn Koszty finansowe 2.500zł
- Ma Rozrachunki z odbiorcami 37.100zł
Warto podkreślić, ze na podstawie art. 16 ust 1 pkt. 44 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych istnieje możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodów tej części należności, która uprzednio zarachowana została jako przychód podatkowy. Czyli dotyczyć to będzie kwot netto wynikających z należności handlowych.
Zatem spółka z poprzedniego przykładu będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie kwotę 30.000zł.
Art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm)
art. 508 Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93, ze zm)
art. 16 ust 1 pkt. 44 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z poźn. zm.)
