A w konsekwencji opłaty za tzw. służebność przesyłu, gdy urządzenia służące do doprowadzania ciepła do odbiorców (sieć ciepłownicza i inne urządzenia energetyczne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania tej sieci) zlokalizowane są na nieruchomościach niebędących własnością firmy, lecz należących do osób trzecich.

Istotą służebności przesyłu jest możliwość korzystania przez przedsiębiorcę z nieruchomości stanowiącej prywatną własność w określonym zakresie, tj. wybudowania i korzystania z urządzeń określonych w art. 49 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) w sposób zgodny z przeznaczeniem tych urządzeń (art. 305#185; -305 4).
W związku z powyższym, firmy takie zawierają umowy ustanawiające na nieruchomościach nienależących do jednostki służebność przesyłu w celu:

• wybudowania na tych nieruchomościach urządzeń służących do doprowadzania ciepła, stanowiących własność jednostki,
• zapewnienia sobie prawa dostępu do istniejących urządzeń, stanowiących własność jednostki celem przeprowadzenia prac konserwacyjnych, remontowych, modernizacyjnych i awaryjnych.

Służebność przesyłu ustanawiana jest, jako nieograniczona w czasie i zawierana w formie aktów notarialnych, za jednorazowym wynagrodzeniem, płatnym w terminie 30 dni od daty podpisania aktu.

Zgodnie z zasadą współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów określoną w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), w księgach rachunkowych jednostki ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego. Jeśli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych – ujmuje je, jako tzw. czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów w oparciu o art. 39 ustawy o rachunkowości.

Z uwagi na fakt, iż czas rozliczania kosztów powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności, koszty ustanowienia służebności przesyłu nie powinny jednorazowo obciążać kosztów roku obrachunkowego, w którym zostały opłacone.

A zatem dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, koszty wynagrodzeń za ustanowienie służebności przesyłu powinny być rozliczane w czasie – nawet przez okres około 15-20 lat, co powinno zostać uregulowane w polityce rachunkowości jednostki. Koszty te księgowane będą na koncie „rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne, „ a następnie odnoszone są w koszty działalności operacyjnej następnych okresów sprawozdawczych, tj. rozliczane, co miesiąc lub co roku w zależności od istotności kwot dla sprawozdań finansowych.