Przepisy kodeksu pracy mają zastosowanie jedynie w sytuacji, gdy pracownik zdobywa lub uzupełnienia wiedzę i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Zatem w przypadku podjęcia przez pracownika działań na rzecz podnoszenia kwalifikacji zawodowych bez zgody pracodawcy, przepisy Kodeksu pracy w art. 103(1) do 103(6) nie będą miały zastosowania. Należy mieć jednak na uwadze, że zgoda pracodawcy może być wyrażona w formie pisemnej, ustnej jak i w sposób dorozumiany, np: poprzez samo udzielenie pracownikowi płatnego urlopu szkoleniowego.
Umowa o podnoszenie kwalifikacji może zostać zawarta w formie ustnej, jednak ze wzgledów dowodowych zalecane jest zawarcie takiej umowy w formie pismnej. Warto również w umowie określić rodzaj szkolenia i czas jego trwania, tak aby w przyszłosci uniknąć z tego tytułu nieporozumień. Jeżeli pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostania w stosunku pracy po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, to taka umowa pod rygorem nieważności powinna zostać zawrta na piśmie.
Ustawodawca określa minimum jakie powinna określać każda umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, mianowicie pracodawca zobowiązuje się co najmniej do przyznania pracownikowi uprawnienia do urlopu szkoleniowego oraz do zwolnienia pracownika z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny do dotarcia na zajęcia oraz na czas trwania zajęć, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Natomiast pracownik zobowiązuje się co najmniej do podjęcia podnoszenia kwalifikacji zawodowych w sposób określny w umowie i do dołożenia należytej staranności w działaniach mających na celu ukończenie podnoszenia kwalifikacji. Należy pamiętać, że umowa o podnosznie kwalifikacji zawodowych nie może zwierać postanowień mniej korzystnych niż te wymienione powyżej.
Dodatkowo pracodawca w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, mianowicie może zobowiązać się, że pokryje opłaty kształcenia, przejazdy, zakwaterowanie czy podręczniki, jak również zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu maksymalnie przez okres 3 lat po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji. Takie zobowiązanie jest uzasadnione jedynie przy jednoczesnym przyznaniu pracownikowi dodatkowych świadczeń, ponieważ nie przyznanie takich świadczeń powoduje, że pracodawca nie ma możliwości zastosowania żadnych sankcji wobec pracownika, jeżeli ten nie wywiąże się ze zobowiązania w przedmiocie doszkalnia.
Pracownik, który zobowiązał się do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jeżeli bez uzasadnionych przyczyn nie podjął albo przerwał podnoszenie kwalifkacji zawodowych jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń. Podobnie dzieje się, jeżeli w ciągu maksymalnie 3 lat po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Obowiązek zwrotu kosztów występuje również w sytuacji kiedy w okresie wspomianych 3 lat pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę na skutek mobbingu. Tak samo w przpadku rozwiązania umowy przez pracownika bez wypowiedzenia z powodu mobbingu, ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych lub jeżeli pomimo wydania orzeczenia lekarskiego w przedmiocie szkodliwości wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, pracodawca odmawia przeniesienia pracownika na inne stanowisko, pomimo braku przyczyn określonych w przepisach. Należy wspomnieć, że zobowiązanie pracownika do pozostania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie może być dłuższe niż okres 3 lat.
Wspomniane powyżej przepisy nie zawsze jednak znajdą zastosowanie, bowiem Kodeks pracy w art. 103(6) wskazuje na możliwość zawarcia porozumienia w zakresie zdobywania lub uzupełniania wiedzy i umiejętności na zasadzie swobody umów, czyli z pominięciem reulacji wyrażonych w art. 103(1) do 103(5) kodeksu pracy. W takiej sytaucji pracodawca może przyznać pracownikowi bezpłatny urlop czy zwolnić pracownika z całości lub części dnia pracy w wymiwrze ustalonym w porozumieniu.
