Powyższe przepisy należy interpretować następująco. Każde pismo kierowane do spółki z o.o. (w tym decyzje, postanowienia, pisma w toku postępowania) powinno zostać jej doręczone w lokalu siedziby do rąk osoby uprawnionej (art. 45 zdanie 1 k.p.a.). Siedzibą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest co do zasady miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający (art. 41 Kodeksu cywilnego). Przepis ten należy interpretować razem z zasadami dotyczącymi obowiązku ujawniania przez spółki z o.o. danych dotyczących ich adresu na etapie rejestracji oraz obowiązku ich późniejszego uaktualniania (art. 166 § 1 i art. 168 Kodeksu spółek handlowych oraz art. 38 pkt. 1a i art. 47 ustawy o Krajowym rejestrze sądowym). Połączenie tych przepisów pozwala na wniosek, że sformułowanie „lokal siedziby” należy rozumieć jako lokal, znajdujący się, po pierwsze – w miejscowości będącej siedzibą spółki, a po drugie – pod adresem ujawnionym w rejestrze przedsiębiorców. W lokalu siedziby, pismo odebrać może jedynie osoba uprawniona do odbioru pism. Uprawnienie do odbioru pism z reguły wynika z zakresu obowiązków pracownika danej spółki lub też z funkcji jaką dana osoba pełni w spółce. W tezie postanowienia Sądu Najwyższego z dnia 5 października 1994 r. (sygn. akt. III ARN 54/94) wyraźnie wskazano, że „spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jako jednostce organizacyjnej w rozumieniu art. 45 k.p.a., pismo może być doręczone w lokalu tej siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism, to jest członkowi organu spółki uprawnionemu do jej reprezentowania lub pełnomocnikowi procesowemu spółki, ustanowionemu w postępowaniu administracyjnym w sprawie albo pracownikowi uprawnionemu do odbioru pism”.
W razie niemożności doręczenia spółce z o.o. pisma w sposób opisany powyżej, dręczyciel (z reguły jest nim operator publiczny – poczta), obowiązany jest przechować pismo przez 14 dni w placówce pocztowej (art. 44 § 1 pkt. 1 k.p.a. stosowany odpowiednio) oraz pozostawić adresatowi, czyli spółce zawiadomienie z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej w terminie 7 dni licząc od daty pozostawienia zawiadomienia. Samo zawiadomienie zaś, doręczyciel powinien umieścić w skrzynce pocztowej spółki lub gdy nie jest to możliwe, na drzwiach lokalu siedziby spółki lub w widocznym miejscu przy wejściu na teren, do którego spółka ma wyłączny tytuł prawny (art. 44 § 2 k.p.a. stosowany odpowiednio). Jeśli zaś spółka nie podejmie przesyłki w terminie, doręczyciel obowiązany jest pozostawić powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki, przy czym termin odbioru określa się wówczas jako nie dłuższy niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia (art. 44 § 3 k.p.a.) Gdy spółka nie podejmie pisma po drugim zawiadomieniu, doręczenie pisma będzie uznane za dokonane z upływem czternastego dnia od daty pozostawienia przez pocztę pierwszego zawiadomienia o przesyłce (art. 44 § 4 k.p.a.), co innymi słowy oznaczać będzie przyjęcie w postępowaniu administracyjnym tzw. fikcji doręczenia.
Konkludując, skutek doręczenia spółce z o.o. pisma następuje: 1) w dacie potwierdzenia jego odbioru przez osobę upoważnioną, co może nastąpić albo w lokalu siedziby, albo w placówce pocztowej na podstawie pierwszego lub drugiego zawiadomienia, bądź też (w przypadku niepodjęcia przesyłki) 2) po upływie terminu z § 1 art. 44 k.p.a.
Na koniec rozważań należy zwrócić uwagę na doniosłe znaczenie jakie ma instytucja doręczenia w postępowaniu administracyjnym. Data odbioru pisma pociąga bowiem za sobą rozpoczęcie biegu szeregu terminów przewidzianych w k.p.a., w tym przede wszystkim terminów do złożenia odwołania od decyzji czy zażalenia na postanowienie, o czym strona postępowania musi zawsze pamiętać.
