Przez pojęcie „prace rozwojowe” rozumie się czynności wynikające z dotychczasowej wiedzy, która została uzyskana w wyniku działalności badawczej lub doświadczeń praktycznych, prowadzonych w celu wytworzenia nowych lub udoskonalenia istniejących materiałów, wyrobów, urządzeń, usług, procesów lub metod.Uor nie wymienia dokładnego rodzaju prac, które można zaliczyć do prac rozwojowych. W tym celu należy skorzystać z MSR nr 38 „Wartości niematerialne”. Według niego do kosztów prac rozwojowych można zaliczyć:
- projektowanie, wykonanie i testowanie prototypów i modeli doświadczalnych (przed ich wdrożeniem do produkcji seryjnej lub użytkowania);
- projektowanie narzędzi, przyrządów do obróbki, form i matryc z wykorzystaniem nowej technologii;
- projektowanie, wykonanie i działalność linii próbnej, której wielkość nie umożliwia prowadzenia ekonomicznie uzasadnionej produkcji przeznaczonej na sprzedaż, oraz
- projektowanie, wykonanie i testowanie wybranych rozwiązań w zakresie nowych lub udoskonalonych materiałów, urządzeń, produktów, procesów, systemów albo usług.
W przypadku, gdy koszty prac rozwojowych nie spełniają poniższych warunków określonych w uor:
- produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone,
- techniczna przydatność produktu lub technologii została stwierdzona oraz odpowiednio udokumentowana i na tej podstawie jednostka podjęła decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub stosowaniu technologii,
- koszty prac rozwojowych zostaną pokryte, według przewidywań, przychodami ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii.
to nie mogą zostać zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych, ich wartość należy wówczas odnieść do pozostałych kosztów operacyjnych.
Wartość nakładów poczynionych w ramach prac rozwojowych najlepiej jest gromadzić w spółce na koncie rozliczeń międzyokresowych. Po okresie zakończenia tych prac następuje ich odpowiednie rozliczenie, czyli przeniesienie albo w wartości niematerialne i prawne, albo w rachunek wyników, w pozycje pozostałych kosztów operacyjnych.
Przedsiębiorca, który inwestuje w prace rozwojowe, ma kilka możliwości rozliczenia poniesionych wydatków w czasie. Zgodnie z art. 15 ust 4a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop) koszty prac rozwojowych mogą być bowiem zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zostały poniesione albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy. Inną możliwością jest zaliczenie poniesionych wydatków jednorazowo w roku podatkowym, w którym prace zostały zakończone. Przedsiębiorcy (gdy spełnią dodatkowe wymagania z art. 16b ust. 2 pkt 3 updop) mogą także podjąć decyzję o rozliczeniu tego rodzaju wydatków poprzez odpisy amortyzacyjne.
Amortyzacja kosztów zakończonych prac rozwojowych
Odpisów amortyzacyjnych można jednak dokonywać tylko w przypadku, gdy prace rozwojowe zakończone zostaną wynikiem pozytywnym, który może być wykorzystany na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Wówczas zostają zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych, amortyzowanych w następujących okresach:
– amortyzacja rachunkowa: zgodnie z art. 33 ust. 3 uor okres dokonywania odpisów nie może przekroczyć 5 lat;
– amortyzacja podatkowa: zgodnie z art. 16m ust. 1 pkt 3 updop odpisów amortyzacyjnych dokonuje się przez okres nie krótszy niż 12 miesięcy.
Różnice ujęcia bilansowego i podatkowego kosztów prac rozwojowych
Jak wynika z powyższych uregulowań, możliwe jest odmienne rozliczanie kosztów prac rozwojowych dla celów bilansowych i podatkowych, zasadnicza różnica polega na tym, że prawo bilansowe zakłada maksymalnie 5-letni okres umarzania zakończonych prac rozwojowych, w przypadku gdy prawo podatkowe przewiduje minimalny roczny okres takiego umarzania.
Jeżeli prace rozwojowe zakończą się wynikiem pozytywnym, to zgodnie z uor należy je wykazać jako wartości niematerialne i amortyzować. W tej kwestii prawo podatkowe jest nieco bardziej liberalne i stwarza możliwość zaliczania wydatków na prace rozwojowe do kosztów uzyskania przychodów w opisany powyżej trojaki sposób.
