Podstawowym warunkiem, jaki musi być spełniony, by dany wydatek został rozpoznany jako koszt uzyskania przychodów jest jego poniesienie w celu osiągnięcia przychodów lub pozostałych celów wskazanych w updop. Jednocześnie ustawa nie wymaga, by wymagany cel (osiągnięcie przychodów) został w związku z poniesieniem danego wydatku osiągnięty. Kosztem uzyskania przychodu może być wydatek, którego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na osiągane przychody, tzn. poniesiony wydatek miał na celu osiągnięcie, utrzymanie lub zintensyfikowanie już istniejącego źródła osiąganych przychodów. Powyższe potwierdza orzecznictwo sądowe: „Kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty” (wyrok NSA z 12 maja 1999, I SA/WR 482/97, LEX nr 37832). Zatem finalny skutek, jakim jest osiągnięcie przychodów nie jest warunkiem nieodzownym dla zaklasyfikowania wydatku jako kosztu uzyskania: „ustawodawca posługując się zwrotem „wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu”, nie posługuje się sformułowaniem „skutek”. Takie sformułowanie ma istotne znaczenie przy rozpatrywaniu pojęcia kosztów, albowiem czym innym jest „cel” działania, a czym innym „skutek” będący następstwem podjętych działań. Przez sformułowanie „w celu” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu) a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”, jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo (przychód). Z tych też powodów brak „skutku”, tj. przychodu nie dyskwalifikuje wydatku jako kosztu poniesionego w celu osiągnięcia przychodu” (wyrok NSA z 1 czerwca 2000r., SA/Rz 1596/97, LEX nr 42028).
W innym wyroku NSA na przykładzie kosztów związanych z uczestnictwem w przetargu wyjaśnia, że „jeśli podatnik poniósł koszty w celu osiągnięcia przychodu, np. na pokrycie wadium aby uczestniczyć w przetargu, to brak jest uzasadnienia, żeby odmówić mu prawa zaliczenia takiego wydatku jako tych kosztów, nawet gdy mimo wygrania przetargu, w konsekwencji nie doszło do zawarcia umowy i wadium przepadło. Są takie sytuacje i zdarzenia gospodarcze, które z ekonomicznego punktu widzenia bardziej preferują rezygnację z zawarcia przyrzeczonej umowy i utratę wadium niż podejmowanie ekonomicznie nietrafnych i przynoszących straty decyzji gospodarczych w prowadzeniu przedsiębiorstwa” (wyrok NSA z 2 marca 2000 r., I SA/Gd 2099/97, LEX 41526).
W orzecznictwie ugruntowany jest pogląd, że „o celowości ponoszenia wydatków, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym również o podejmowaniu nowych rodzajów i kierunków działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy” (wyrok NSA z 8 września 2000 r., I SA/Łd 1317/98, LEX nr 45413). a także, że przepisy prawa podatkowego „nie upoważniają organów skarbowych do oceny ekonomicznej zasadności działań podejmowanych przez podatnika. O przydatności oraz racjonalności wydatków decyduje podatnik, uwzględniając także ryzyko gospodarcze swojej działalności” (wyrok WSA w Warszawie z 23 lipca 2004 r., III SA 949/03, Palestra 5-6/2005).
Dany wydatek, aby stanowił koszt podatkowy, musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia wskazanych w ustawie celów. Do końca 2006 r. nie było jasne, co dokładnie oznacza termin „poniesienie kosztu”. Najczęściej przyjmowano, że oznacza to zarachowanie wydatku w ewidencji rachunkowej podatnika („ustawodawca nie zdefiniował użytego w nim pojęcia „koszty poniesione”. W przepisie tym postanowiono jedynie, że warunkiem uznania kosztu za koszt podatkowy jest jego poniesienie przez podatnika. Przez „poniesienie” kosztu należy w takim wypadku rozumieć zarówno poniesienie wydatku jak i zakwalifikowanie faktycznie zrealizowanego odpisu lub innego zmniejszenia aktywów lub zwiększenia strat. Będzie to więc faktycznie dokonany odpis nie będący wydatkiem (w znaczeniu kasowym – rozchód pieniężny) powodujący zmianę w strukturze aktywów lub pasywów osoby prawnej” – wyrok NSA z 23 maja 2007 r., sygn. II FSK 1558/06). Niemniej jednak ówczesne brzmienie updop pozwalało również przyjąć, że koszt poniesiony, to koszt zapłacony: „koszt poniesiony to koszt faktycznie zrealizowany – wydatek w znaczeniu kasowym (wyrok NSA z 14 września 2006 r., sygn. II FSK1184/05; wyrok NSA z dnia 22 października 2004 r., sygn. FSK 624/04). Od 1 stycznia 2007 r. updop jednoznacznie wskazuje, że koszt jest poniesiony w dacie, na którą został ujęty w księgach rachunkowych, na podstawie dokumentu źródłowego (art. 15 ust. 4e updop).
Oprócz istnienia związku z przychodami i poniesienia, dany wydatek, aby stanowić koszt uzyskania przychodów w pdop nie może być wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów (nawet, jeżeli spełniają dwie pierwsze przesłanki), zawartym w art. 16 ust. 1 upop.
[page_break]Reasumują powyższe rozważania należy stwierdzić, iż ustalenie kosztów uzyskania przychodu wymaga uwzględnienia wielu czynników, do których ustawodawca zaliczył poniesienie wydatku w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jak również brak określenia danego wydatku w kategorii kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
