Które wpisy do Krajowego Rejestru Sądowego dotyczące spółki z o.o. są deklaratoryjne, a które konstytutywne?

Czy zmiana przedmiotu działalności gospodarczej (PKD) spółki z o.o. zachodzi w momencie zmiany umowy spółki i wpisania do umowy nowego PKD, czy dopiero, gdy Krajowy Rejestr Sądowy wpisze zmianę do rejestru przedsiębiorców?

Czy uchwała zgromadzenia wspólników spółki z o.o. o powołaniu  wystarczy, aby dana osoba stała się członkiem zarządu, czy potrzebny jest do tego także wpis do Krajowego Rejestru Sądowego?

To jedne z najczęstszych wątpliwości osób zakładających i prowadzących działalność w formie spółki z  ograniczoną odpowiedzialnością. Odpowiedzi na te pytania są często kluczowe dla spółki, bowiem np. określają moment, kiedy spółka może rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej w szerszym zakresie (produkcję nowego rodzaju materiału, czy wprowadzanie go na rynek), a taka możliwość pojawia się dopiero, gdy zmiana przedmiotu działalności gospodarczej staje się skuteczna.

Dzięki tym odpowiedziom jest także możliwe określenie daty, kiedy członek zarządu zaczął pełnić swoją funkcję i kiedy przestał ją pełnić, co jest niezbędne dla wskazania,  kto w danym momencie jest uprawiony do reprezentowania spółki, czyli m.in. podpisywania umów w jej imieniu, a także  przekłada się na odpowiedzialność członka zarządu wobec spółki, czy wobec potencjalnych wierzycieli spółki, gdyby ta okazała się niewypłacalna.

Z tych powodów ważne jest, by być świadomym, że zmiana przedmiotu działalności gospodarczej (PKD) jest zmianą umowy spółki i jako taka staje się skuteczna z momentem wpisu zmiany umowy spółki do KRS. Z kolei powołanie czy odwołanie członka zarządu nie wymaga dla swojej skuteczności wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, a jest skuteczne od momentu podjęcia uchwały o powołaniu lub odwołaniu (albo złożeniu ważnej rezygnacji przez członka zarządu, czy upływu jego kadencji). Co więcej, członek zarządu może być ważnie powołany i pełnić swoją funkcję, a nigdy nie zostać wpisanym do KRS.

Przykłady wpisów konstytutywnych

  • Powstanie spółki z o.o. wymaga wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Samo zawarcie umowy spółki powoduje jedynie powstanie spółki z o.o. w organizacji, a zgodnie z art.12 k.s.h spółka z o.o. w organizacji staje się spółką z o.o. i uzyskuje osobowość prawną z momentem wpisu do KRS.
  • Podobnie jest z likwidacją spółki, zgodnie z art.272 k.s.h. „rozwiązanie spółki następuje po przeprowadzeniu likwidacji, z chwilą wykreślenia spółki z rejestru”. A więc dopiero wpis dokonany przez KRS przesądza o zakończeniu bytu spółki.
  • Ważnym wpisem konstytutywnym jest wpis zmian w umowie spółki, który reguluje art. 255 § 1 k.s.h.: „zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru.” To postanowienie jest o tyle istotne, że wiele kwestii wprowadzanych jest poprzez zmianę umowy spółki. W ten sposób zmienia się np.:

– siedzibę spółki, tj. miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający,
– firmę spółki,
– sposób reprezentacji (np. zmiana z jednoosobowego sposobu reprezentacji, który może być sformułowany następująco: „spółkę reprezentuje każdy członek zarządu jednoosobowo” na dwuosobowy łączny sposób reprezentacji, sformułowany na przykład nastepująco: „spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu działających łącznie”),
– przedmiot działalności spółki (PKD),
– czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
– inne obligatoryjne elementy umowy spółki, określone w art.157 §1 k.s.h..

  • Podwyższenie kapitału zakładowego, niezależnie od tego, czy wymaga zmiany umowy spółki, potrzebuje dla swej skuteczności wpisu do KRS. Mówi o tym art. 262 § 4 k.s.h.: „podwyższenie kapitału zakładowego następuje z chwilą wpisania do rejestru” .

Przykłady wpisów deklaratoryjnych

  • Zmiany osobowe w organach spółki z o.o., takie jak zmiana składu zarządu, zmiana składu rady nadzorczej, czy powołanie prokurenta są wpisami deklaratoryjnymi, a więc jedynie deklarują, że pewien fakt miał miejsce. Dla swojej skuteczności nie potrzebują zatem wpisu do KRS.
  • Zmiana wspólników spółki, czyli zbycie udziałów, a także zastawienie udziału dokonywane są w formie umowy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art.180 k.s.h.) i są skuteczne od momentu zawarcia tej umowy.
  • Zmiana danych adresowych członka zarządu, czy zmiana adresu spółki są skuteczne od momentu ich dokonania (w przypadku zmiany adresu spółki jest to moment podjęcia uchwały o zmianie adresu).
  • Innymi wpisami deklaratoryjnymi są:

– zawieszenie lub wznowienie przez spółkę działalności gospodarczej,
– zmiana informacji o wykonywaniu działalności gospodarczej z innymi podmiotami na podstawie umowy spółki cywilnej,
– informacja czy spółka posiada oddziały.

Autor: Adrianna Kowalska, radca prawny, LL.M., Kowalska Borkowska Adwokaci i Radcowie Prawni

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *