Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (UPDOP) do kosztów uzyskania przychodów (KUP) można zaliczyć wydatki poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki takie powinny ponadto zostać w sposób właściwy udokumentowane, a podatnik powinien być w stanie wykazać związek danego wydatku z oczekiwanymi przez niego przychodami bądź też zabezpieczanym źródłem przychodów.

Należy również pamiętać, iż w art. 16 ust. 1 UPDOP ustawodawca wskazał kategorie wydatków, które, nawet pomimo spełniania ogólnej definicji KUP, o której mowa powyżej, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wydatki na catering nie zostały wprawdzie wprost wskazane w tym przepisie, nie oznacza to jednak automatycznie, że w każdych okolicznościach mogę one być zaliczone przez podatnika do kosztów podatkowych.

Na uwadze trzeba mieć, iż stosownie do art. 16 ust. 1 punkt 28 UPDOP wydatki na reprezentację, w szczególności te poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności czy napojów nie stanowią KUP. Decydując więc o zaliczeniu danego wydatku na catering do kosztów uzyskania przychodów  należy rozważyć, czy został on poniesiony w celu uzyskania przychodu bądź zabezpieczenia źródła przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 UPDOP, oraz czy nie został on poniesiony w związku z reprezentacją podatnika, o której mowa w art. 16 ust. 1 punkt 28 UPDOP.

W praktyce pojęcie reprezentacji jest rozumiane przez organy podatkowe jako działania zmierzające do stworzenia dobrego wizerunku firmy bądź też jego poprawy, wiążące się z okazałością, wytwornością i wykraczające ponad standardowe i powszechne działania. Oczywiście kryteria takie jak „wytworność”, „okazałość”, „przyjęte normy gościnności” są pojęciami nieostrymi, a co więcej ich rozumienie może różnić się w różnych sytuacjach i środowiskach. Określenie więc, czy dany wydatek spełnia kryteria uznania go za KUP, czy też nie, może nieraz być trudne.

Na podstawie dotychczasowego orzecznictwa organów podatkowych można jednak wnioskować, iż o ile spotkanie zorganizowane przez podatnika dla jego klientów nie jest skierowane wyłącznie na stworzenie pozytywnego wizerunku firmy, a samo spotkanie ani też zapewniony w jego trakcie catering nie nosi cech okazałości i wytworności, wydatki na catering mogą – co do zasady – stanowić KUP. Poczęstunek czy posiłek podawany podczas spotkania z kontrahentem czy potencjalnym kontrahentem mającego na celu zaprezentowanie firmy, jej oferty, prowadzenie negocjacji itp., o ile nie wykracza on poza przyjęte normy gościnności, również można traktować jako koszt podatkowy. Podobny wniosek powinien dotyczyć też konferencji promujących towary czy usługi oferowane przez podatnika.

Trzeba również mieć na uwadze, iż w orzecznictwie i piśmiennictwie przyjmuje się, iż o reprezentacji można mówić jedynie w relacji do klientów, kontrahentów podatnika, a nie przykładowo jego pracowników. Dlatego też klasyfikacja wydatków na catering zapewniany pracownikom powinna być dokonywana w oparciu o ogólne zasady zaliczania wydatków do kosztów (tj. wspomniany wcześniej  art. 15 ust. 1 UPDOP). Przy spełnieniu warunków wskazanych w tym przepisie wydatki na catering zapewniany pracownikom mogą zasadniczo stanowić KUP. Należy jednak pamiętać, że na klasyfikację tych wydatków często może wpływać klasyfikacja wydatku „głównego” wobec cateringu (przykładowo szkolenia, spotkania czy imprezy firmowe). W sytuacji więc, kiedy samo „zdarzenie główne” (np. spotkanie pracowników poza godzinami pracy) nie spełnia kryterium celowości i związku z przychodem, wydatki na catering zapewniony podczas takiego spotkania nie powinny stanowić kosztu uzyskania przychodu.

[page_break]