- koszt zostanie poniesiony, czyli ujęty w księgach rachunkowych na podstawie otrzymaj faktury (rachunku) lub innego dowodu księgowego;
- zaistniał związek między kosztem a przychodem;
- ponoszony wydatek nie został wymieniony w katalogu kosztów niepodlegających odliczeniu.
Na podstawie powyższych regulacji w praktyce przyjęto, iż posiadanie przez podatnika faktury bądź rachunku dokumentującego wykonanie usługi bądź dostawę towaru jest dowodem samym w sobie i takie zdarzenia gospodarcze nie wymaga gromadzenia dodatkowego materiału dowodowego.
Tymczasem, zgodnie z uniwersalną zasadą wyrażoną w art. 6 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny, ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. W kontekście rozważanych przepisów oznacza to, iż to podatnik jako osoba (podmiot) wywodząca skutek prawny z regulacji art. 15 ust. 1 ustawy pdop, w postaci możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych określonych wydatków, ma obowiązek wykazania istnienia przesłanek faktycznych przemawiających za taką ich kwalifikacją.
W praktyce oznacza to zatem obowiązek gromadzenia i przechowywania nie tylko klasycznych dowodów księgowych, lecz także materiałów dodatkowych, wskazujących na fakt wykonania świadczenia oraz jego powiązanie (bezpośrednie lub pośrednie) z przychodem osiąganym przez podatnika.
Taka interpretacja regulacji ustawy pdop została potwierdzona w orzeczeniach wydawanych przez sądy administracyjne. Jak wskazał NSA, w kluczowym dla rozstrzygnięcia prezentowanego problemu wyroku z dnia 15 marca 2005 r. (sygn.: II FSK 306/05), „to podatnik powinien posiadać w swojej dokumentacji dowody potwierdzające rzetelność deklarowanych podstaw opodatkowania, a w odniesieniu do kosztów nie tylko fakt ich poniesienia ale i dokonania w celu uzyskania przychodów.” Ponadto zauważono, iż podatnika wiążą regulacje ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, która wymaga posiadania dowodów trwałych, umożliwiających sprawdzenie poprawności i rzetelności zapisów księgowych. Za niewystarczające uznano przy tym powoływanie się na „informacje telefoniczne, osobiste klientów i własne spostrzeżenia skoro na podstawie takich dowodów nie można ustalić zakresu usługi, terminu jej wykonania, treści reklamy, rzetelności obliczenia należności.”
Powyższa argumentacja została potwierdzona m.in. w orzeczeniach WSA we Wrocławiu (orzeczenie z dnia 25 lipca 2008 r., sygn.: I SA/Wr 95/08), Opolu (orzeczenie z dnia 11 lutego 2009 r., sygn.: I SA/Op 411/08) i Lublinie (orzeczenie z dnia 18 marca 2008 r., sygn.: I SA/Lu 31/08).
