Wpis do księgi akcyjnej jest dokonywany przez zarząd spółki z urzędu lub na wniosek. Bez wątpienia wpisy związane z przeniesieniem akcji imiennych na inną osobę są dokonywane przez zarząd spółki na wniosek, z jakim może wystąpić zarówno zbywca jak i nabywca akcji. Przy złożeniu wniosku o wpis do księgi akcyjnej faktu przeniesienia własności akcji, wnioskodawca powinien złożyć dokumenty uzasadniające ten wpis, tj. np. oświadczenia zbywcy o przeniesieniu prawa lub umowę o przeniesieniu posiadania akcji imiennej. W takim wypadku zarząd rozpoczyna procedurę dokonania zmian w księdze akcyjnej w zakresie własnościowym. Po otrzymania kompletu dokumentów związanych przeniesieniem akcji, zarząd zgodnie z art. 341 § 4 ksh ma obowiązek, przed faktycznym dokonaniem zmian w księdze akcyjnej, powiadomić o tym zamiarze osoby zainteresowane, wyznaczając im, co najmniej dwutygodniowy termin, dla zgłoszenia sprzeciwu. Za osoby zainteresowane uznaje się osoby których uprawnienia dotychczas widniejące w księdze akcyjnej mają być wykreślone lub obciążone przez nowy wpis.
Zarówno procedura zawiadomienia o zamiarze dokonania przez zarząd nowego wpisu w księdze akcyjnej, jak i procedura zgłoszenia sprzeciwu przez osobę uprawnioną, a także procedura rozpoznania sprzeciwu nie zostały uregulowane szczegółowo przez prawo. W tym zakresie została wypracowana praktyka, zgodnie z którą przedmiotowe powiadomienie powinno być wysyłane przez zarząd w taki sposób, aby uzyskać potwierdzenie odbioru (np. listem poleconym, kurierem w formie przesyłki, za potwierdzeniem odbioru). Zawiadamiając o zamiarze dokonania zmian w księdze akcyjnej zarząd wyznacza jednocześnie adresatowi, co najmniej dwutygodniowy termin dla zgłoszenia sprzeciwu, który powinien być liczony od daty otrzymania przez adresata przedmiotowego zawiadomienia. Podmiot zainteresowany może złożyć sprzeciw w wyznaczonym przez zarząd terminie. Z regulacji kodeksowej wynika, iż sprzeciw powinien być złożony w formie pisemnej. Należy więc uznać, iż wystarczającym jest, aby oświadczenie o złożeniu sprzeciwu sporządzone w formie pisemnej dotarło do zarządu, w terminie wskazanym uprzednio przez zarząd w zawiadomieniu, w taki sposób, aby ten mógł się zapoznać z jego treścią. Bez wątpienia sprzeciw dla swojej skuteczności nie wymaga uzasadnienia. Wystarczającym będzie więc oświadczenie z którego wynika, iż osoba składająca sprzeciw, w odpowiedzi na wysłane przez zarząd zawiadomienie, nie wyraża zgody na dokonanie wpisu w księdze akcyjnej. Tak złożony sprzeciw skutkuje tym, iż dokonanie przez zarząd wpisu zostaje bezwzględnie wstrzymane.
Nie została uregulowana kodeksowo kwestia czynności jakie powinien podjąć zarząd w związku z rozpoznaniem sprzeciwu. Należy jednak uznać, iż zarząd powinien zawiadomić wnioskodawcę o złożonym sprzeciwie. Do czasu rozwiązania ewentualnego sporu w tym zakresie pomiędzy wnioskodawcą, a osobą która sprzeciwiła się tym czynnością zarząd nie powinien podejmować żadnych czynności w tym zakresie. Aż do złożenia ponownego wniosku o wpis, pozostaje wiążący stan istniejący aktualnie w księdze akcyjnej.
Ponadto należy wskazać, iż spółka nie jest uprawniona do rozstrzygania o zasadności wpisu, czy też złożonego przez osobę uprawnioną sprzeciwu. Spółka podejmując się merytorycznego rozstrzygnięcia sporu pomiędzy zainteresowanymi naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą za skutki błędnego rozstrzygnięcia. Zarząd może dokonać zmian w księdze akcyjnej, jedynie w przypadku, gdy osoba składająca sprzeciw zmieni swoje stanowisko w sprawie i zezwoli na dokonanie stosownych zmian (co może być efektem np. zawarcia ugody pomiędzy stronami) lub też w przypadku otrzymania prawomocnego orzeczenia sądowego wydanego w sprawie. Wzięcie na siebie tej odpowiedzialności nie zostało nałożone na spółkę jako obowiązek ustawowy, a więc podejmowanie się takich czynności „rozstrzygających” wydaje się bezcelowe.
W obrocie została wypracowana praktyka składania przez osoby uprawnione do złożenia sprzeciwu oświadczenia zawierającego zobowiązanie do nieskładania sprzeciwu w trybie art. 341 § 4 ksh, już przy zawieraniu czynności prawnej uzasadniającej dokonanie przedmiotowego wpisu (np. przy zawieraniu umowy sprzedaży, zastawu akcji), lub też przed upływem 14 – dniowego terminu dla złożenia takiego sprzeciwu. Istnieje pogląd, iż zarząd może dokonać wpisu przed upływem 14 – dniowego terminu, jeżeli zbywca lub inna osoba zainteresowana wyraża wcześniej zgodę na wpis lub zrzeka się zgłoszenia sprzeciwu. Należy jednak w takich wypadkach rozgraniczyć sytuacje, kiedy osoba zainteresowana składa takie oświadczenie względem spółki i zwalnia ją tym samym z obowiązku wyznaczenia 14 – dniowego terminu dla złożenia sprzeciwu, od sytuacji kiedy osoba uprawniona – zbywca zobowiązuje się wobec nabywcy do nie składania w przyszłości sprzeciwu dla dokonania wpisu nabywcy w księdze akcyjnej, zgodnie z art. 341 § 4 ksh. Bez wątpienia zobowiązanie się w umowie przez zbywcę, do nie zgłaszania w przyszłości sprzeciwu, jako wyrażone względem drugiej strony umowy nie zwalnia zarządu z obowiązku zawiadomienia osoby uprawnionej o zamiarze dokonania wpisu oraz o możliwości zgłoszenia sprzeciwu. Należy wskazać, iż w tym wypadku oświadczenie zbywcy zawarte w umowie sprzedaży akcji należy traktować jako zobowiązanie umowne względem nabywcy, za którego niewykonanie zbywca odpowiada względem nabywcy na zasadach ogólnych, co jednak nie ma wpływu na obowiązki zarządu spółki związane z prowadzeniem księgi akcyjnej. W takim wypadku bowiem zarząd powinien bezwzględnie wykonać nałożony na niego w trybie art. 341 § 4 ksh obowiązek.
