Czy będzie to poprawne w świetle obowiązujących przepisów?

Odpowiadając na pytanie Czytelnika należy wskazać, iż reguły dotyczące wystawiania not korygujących zostały określone przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m. in. wystawiania faktur. Na mocy § 15 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust. 1 pkt 6-12 rozporządzenia, może wystawić notę korygującą.

Co niezwykle istotne, przepisy cytowanego rozporządzenia wymagają, aby oryginał noty korygującej został przesłany przez nabywcę wraz z jej kopią, która z kolei powinna zostać zaakceptowana podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury czy też faktury korygującej. Właściwa akceptacja noty jest niezwykle istotna, gdyż w przypadku braku podpisu sprzedającego nota nie wywiera żadnych skutków prawnych.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, iż ustawodawca nie określił wprost sposobu przesyłania przez sprzedającego podpisanej kopii noty korygującej, jednakże trzeba mieć na uwadze, iż wystawianie faktur w formie elektronicznej zostało określone przez ustawodawcę w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Na podstawie wskazanych przepisów faktury mogą być wystawiane w formie elektronicznej pod warunkiem, że ich autentyczność będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub przez wymianę danych elektronicznych (EDI). Opisywane wymogi dotyczą również not korygujących.

W tym miejscy warto zwrócić uwagę na orzeczenie NSA z dnia 9 grudnia 2004 r. (sygn. akt FSK 620/04), zgodnie z którym: „faks faktury nie jest dokumentem (…) a jedynie jego powieleniem. (…) Bezpieczeństwo rozliczeń podatku od towarów i usług nie pozwala na wprowadzenie do obrotu duplikatów dokumentów, poza przypadkami wyraźnie przez prawodawcę wskazanymi.”

Tym samym mając na uwadze przedstawione przepisy należy stwierdzić, iż odesłanie przez Czytelnika podpisanej noty korygującej za pomocą faksu stanowi naruszenie przepisów dotyczących podatku VAT. Konieczne zatem jest dostarczenie podpisanej noty korygującej drogą pocztową lub też osobiście.