Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) w art. 3 ust. 1 pkt 15 wskazuje, iż rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, to składniki majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności ulepszenia w obcych środkach trwałych. Ulepszenia w obcych środkach trwałych, to wartość nakładów poniesionych przez jednostkę w celu dostosowania do potrzeb jednostki. Przez okres jaki jednostka będzie korzystała z pomieszczeń – będzie sprawowała kontrolę nad poniesionymi nakładami.

W przypadku opisanym w pytaniu jednak moim zdaniem nie powinna Pani ujmować środka trwałego. Pani jednostka uzyska korzyści ekonomiczne w związku z poniesionymi nakładami bezpośrednio – już po wystawieniu refaktury zostaną one jednostce zwrócone. Wprawdzie będzie korzystała z wynajmowanych pomieszczeń przez okres wskazany w umowie najmu, ale uzyskiwanie korzyści będzie w sposób bezpośredni (zwrot) a nie pośrednio (amortyzacja) Dlatego należałoby wartość poniesionych nakładów odnieść w koszty, a następnie na podstawie refaktury rozpoznać przychód. Tak naprawdę w tej sytuacji ponieśliście Państwo nakłady w imieniu właściciela nieruchomości.

Jako środek trwały należy zakwalifikować nakłady na ulepszenie jeśli przewidywany zwrot będzie dopiero po upływie jakiegoś okresu np. po zakończeniu okresu umowy czy też po upływie części czasu na jaki została zawarta umowa. W takiej sytuacji nakłady będą pośrednio przyczyniać się do przynoszenia korzyści ekonomicznych.

Podstawa prawna:
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)