Powyższe rozróżnienie jest niezwykle istotne nie tylko pod kątem prawa pracy, ale również na gruncie prawa podatkowego.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że podróżą służbową jest skierowanie do pracy na terytorium innego kraju przybierające formę delegacji służbowej regulowanej przepisami kodeksu pracy. Podróż służbowa służy zatem wykonaniu zadania wskazanego w poleceniu odbycia tej podróży. Z kolei za oddelegowanie (odesłanie) uznajemy wyznaczenie pracownikowi tymczasowego miejsca świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy.

W świetle art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość tych należności określona jest w odrębnych przepisach. W przypadku podróży służbowych zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych są wartości, o których mowa w art.21 ust.1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (diety i inne należności). Jeśli zaś chodzi o oddelegowanie pracownika to dochodami zwolnionymi z opodatkowania podatkiem dochodowym są  należności, o których mowa w art.21 ust.1 pkt 20 ustawy UPDOF.

W celu prawidłowego zakwalifikowania wyjazdu pracownika za granicę jako podróży służbowej lub oddelegowania należy zwrócić uwagę na ukształtowanie łączącego pracodawcę z pracownikiem stosunku pracy. Pracownik odbywa podróż służbową jeśli zostaną spełnione następujące przesłanki:

– dotychczasowa umowa między pracodawcą a pracownikiem nie wymaga zmian postanowień umownych,
– świadczenie pracy poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem pracy jest przejściowe – na czas wykonania określonego w poleceniu wyjazdu zadania,
– mniejszy stopień formalizacji – brak zmiany łączącego strony stosunku pracy
– polecenie wyjazdu służbowego,
– odpowiedzialność przed tą samą osobą.

Natomiast przy oddelegowaniu będziemy mieli do czynienia z:

– nową umową terminową,
– nowym miejscem świadczenia pracy (miejsce poza krajem, w którym znajduje się siedziba pracodawcy),
– zmianą odbiorcy efektów pracy pracownika.

Ponadto ważnym elementem mogącym odróżnić podróż służbową od oddelegowania jest długość pobytu poza granicami kraju. W polskim ustawodawstwie brak jest regulacji odnoszących się do długości pobytu poza granicami kraju w ramach podróży służbowej. Dlatego warto zwrócić uwagę w jakim celu pracownicy wyjechali za granicę: czy wykazują tam stałą gotowość do pracy czy w okresie realizacji danego projektu nie będą wykonywali także innych zadań (w szczególności zleconych przez podmiot inny niż polski pracodawca).

Organy podatkowe często kładą nacisk na długość pobytu poza granicami kraju przy rozróżnianiu podróży służbowej od oddelegowania. Dlatego też w celu wzmocnienia argumentacji przemawiającej za podjętymi przez pracodawcę decyzjami należałoby dokonać odpowiednich zmian lub też uściśleń w obowiązujących regulaminach pracy. Należałoby, w ogólnych założeniach dotyczących wyjazdów (podróży) pracowników, dokonać ustaleń, które by regulowały długość i warunki czasowego pobytu pracownika poza miejscem zamieszkania w celu realizacji zobowiązań Spółki czy też podnoszenia kwalifikacji przez pracowników poprzez uczestnictwo w szkoleniach jako podróży służbowych.

Przytoczone powyżej przepisy prawa krajowego należy stosować z uwzględnieniem postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zasadą jest opodatkowanie dochodów w kraju miejsca zamieszkania. Zgodnie z postanowieniami umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku wynagrodzenie za pracę za granicą będzie opodatkowane za granicą jeśli:

– podatnik przebywa za granicą dłużej niż 183 dni podczas dwunastomiesięcznego okresu rozpoczynającego się  lub kończącego w danym roku podatkowym albo
– wynagrodzenie wypłacane jest przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w drugim kraju (za granicą) albo
– wynagrodzenie jest ponoszone przez zakład lub stałą  placówkę, którą pracodawca posiada w tym drugim kraju (za granicą).

Z powyższego wynika, iż wystarczy aby jeden z tych warunków został spełniony a wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika będzie podlegało opodatkowaniu w drugim kraju (za granicą). Umowę międzynarodową stosujemy przed ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli zatem wyjazd pracownika wypełni wskazane wyżej przesłanki podróży służbowej (cel i charakter wyjazdu, brak zmian w umowie o prace między pracodawcą i pracownikiem, pobyt poza krajem ma charakter przejściowy, polecenie wyjazdu służbowego za granicę, odpowiedzialność za wykonywana pracę pozostaje nadal przed tą samą osobą) lecz pracownik będzie przebywał za granicą – w kraju świadczenia pracy – dłużej niż 183 dni w roku to należy uznać, że wynagrodzenie otrzymywane przez pracowników będzie tam opodatkowane. Bez znaczenia pozostanie fakt, iż pracownicy znajdują się w podróży służbowej. Całe wynagrodzenie, które Pracownicy otrzymują od polskiego pracodawcy będzie podlegało opodatkowaniu za granicą. Jednocześnie polski pracodawca będzie zwolniony z pobierania zaliczek na podatek dochodowy i odprowadzania ich do właściwego urzędu skarbowego.

Pracownik mający miejsce zamieszkania w Polsce  będzie zobowiązany po zakończeniu roku podatkowego złożyć zeznanie podatkowe, w którym wykaże dochody osiągnięte w Polsce, a także dochody osiągnięte za granicą, jeśli umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania tak stanowi.