Zasady wystawiania not korygujących

Doniosłość wystawienia faktury wynika nie tylko z obowiązku rozliczenia podatku, który został w niej wykazany (art. 108 ust. 1 i 2 ustawy o VAT), lecz również z możliwości odliczenia przez nabywcę podatku naliczonego. Jednak ze względu na zdarzające się w praktyce pomyłki przy dokumentowaniu przez podatników obrotu gospodarczego, prawodawca przewidział odpowiednie procedury korygowania błędów w fakturach VAT. W świetle obecnie obowiązujących przepisów jedynym dokumentem korygującym, który może wystawić odbiorca faktury jest nota korygująca.

Pojęcie noty korygującej

Nota korygująca, zgodnie z treścią przepisu § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) obowiązującym od 1 kwietnia 2011 r., wystawiana jest w przypadku, gdy w fakturze lub w fakturze korygującej wystąpiła pomyłka wiążąca się w szczególności z określeniem danych sprzedawcy lub nabywcy lub oznaczeniem towaru albo usługi. Notą korygującą nie można jednak korygować pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust. 1 pkt 6-12, które dotyczą m.in.: jednostek miary, ilości, wartości, stosowanej stawki podatku. Nota korygująca wystawiona zgodnie z regułami określonymi w powołanym przepisie jest, bowiem fakturą korygującą, zatem dotyczą ją inne zasady niż not korygujących.

Nabywca towaru, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru, może wystawić notę korygującą. Dotyczy to również korekty błędnego NIP. Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż wystawiając notę korygującą można zmieniać dane dotyczące stron czynności, lecz nie same strony. Jak słusznie zauważył NSA w nadal aktualnym wyroku z dnia 27 października 1999 r. (III SA 7685/1998 7685/1998) zwrot „jakakolwiek informacja wiążąca się z nabywcą” (…) oznacza możliwość korygowania pomyłek w sposobie określenia nabywcy, np.: błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym itp. Mogą być prostowane w tym trybie pomyłki dotyczące tego konkretnego podatnika. Nie można natomiast na drodze wystawienia noty korygującej zmienić podmiotu umowy sprzedaży z jednego istniejącego realnie na drugi, mający również swój byt cywilnoprawny i podatkowy”.

Zatem kwestia pomyłki w fakturze lub fakturze korygującej ma istotne znaczenie, bowiem całkowita zmiana danych sprzedawcy bądź nabywcy nie może być skutecznie skorygowana za pomocą noty korygującej, a jedynie faktury korygującej.
Ponadto notą korygującą nie można także zmieniać statusu nabywcy – osoby fizycznej. Jeśli nabywca występował jako niepodatnik (i faktura nie zawiera w związku z tym niektórych danych), nie można poprzez notę korygującą przekształcić tej faktury w fakturę sprzedaży dla osoby fizycznej – podatnika. Byłaby to, bowiem zmiana nie samej faktury (dokumentu), lecz zmiana podmiotu czynności, którą faktura dokumentuje. Byłaby to, więc niedopuszczalna ingerencja w treść czynności, a nie w sam dokument”. (por.: Bartosiewicz Adam, Kubacki Ryszard: Komentarz LEX 2007. Komentarz do art.106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U.04.54.535, [w:] A. Bartosiewicz, R. Kubacki, VAT. Komentarz. Lex, 2011, wyd. Stan prawny: 2011.01.01).

Uprawniony do wystawienia noty korygującej

Nota korygująca jest dokumentem wystawianym nie przez dostawcę towaru czy wykonawcę usługi, lecz przez nabywcę. Warto wskazać, iż z reguły dokumentowanie wszelkich czynności opodatkowanych VAT dotyczy sytuacji, gdy wystawca dokumentu jest podatnikiem VAT. Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż, mimo że nota korygująca ma status faktury VAT, to ani ustawodawca w przepisach ustawy o VAT, ani też Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur nie ograniczył kręgu podmiotów uprawnionych do wystawiania noty korygującej, tak jak uczynił to w przypadku faktur VAT (§ 15 rozporządzenia). Zagadnienie to jednak jest dyskusyjne, a organy podatkowe wskazują, iż podmiot niebędący podatnikiem VAT czynnym nie ma prawa do wystawienia faktury zwanej notą korygująca (vide: przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 22 marca 2008 r., IBPP1/443-269/08/KG).

Elementy faktury korygującej

Zgodnie z treścią § 15 ust. 3 rozporządzenia, nota korygująca powinna zawierać, co najmniej:

  • numer kolejny i datę jej wystawienia;
  • imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej;
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w § 5 ust. 1 pkt. 1-4;
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej;
  • określenie „NOTA KORYGUJĄCA”.

[page_break]
Wystawioną właściwie notę korygującą nabywca przesyła wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią. Jeżeli wystawca akceptuje treść noty, powinien ją potwierdzić. Dokonać tego może również osoba uprawniona do wystawiania faktur lub faktur korygujących. Następnie potwierdzona kopia trafia do nabywcy.

Odliczenie podatku naliczonego
Z uwagi na fakt, iż notą korygującą można skorygować jedynie niewielkie pomyłki, nie mające w zasadzie wpływu na wysokość zobowiązania tym samym kwestia odliczenia podatku naliczonego nie powinna powodować żadnych przeszkód. Zatem w sytuacji, gdy nabywca towarów nie ma wątpliwości, że faktura dotyczy transakcji dokonanej przez niego w ramach obrotu gospodarczego, należy dokonać odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Trzeba przy tym zaznaczyć, że inne dane nabywcy oraz podmiotu uprawnionego do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nie będą powodowały niemożności dokonania odliczenia. Nie ma wówczas potrzeby oczekiwania na odliczenie podatku do momentu otrzymania potwierdzenia noty korygującej. Ta potrzeba ze względów bezpieczeństwa podatkowego występuje w sytuacji, gdy dane dotyczące nabywcy towaru (usługi) są na tyle nieprecyzyjne, iż mogą dać podstawę do postawienia zarzutu, że faktura pierwotna nie dotyczy danego podatnika.

Noty korygujące w formie elektronicznej
Z uwagi na regulacje wspólnotowe, noty korygujące mogą mieć również formę elektroniczną, bowiem art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L.06.347.1 ze zm.) stanowi, iż państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają określone warunki. Ponadto art. 219 Dyrektywy 2006/112/WE wskazuje, iż każdy dokument lub notę, która zmienia fakturę pierwotną i odnosi się do niej w sposób wyraźny i jednoznaczny, uznaje się za fakturę. Tym samym faktury elektroniczne i faktury papierowe mają taką samą moc prawną.

Dodaj komentarz