Zgodnie z przepisami art. 9a Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dokumentacja cen transferowych powinna zawierać w szczególności analizę funkcji pełnionych przez strony dokumentowanej transakcji, z uwzględnieniem angażowanych aktywów i ponoszonego ryzyka.
Celem analizy funkcjonalnej jest szczegółowe opisanie całego przebiegu dokumentowanej transakcji. Często jednak pojawia się wątpliwość, czy analiza funkcjonalna powinna być przedstawiana w ujęciu ograniczonym wyłącznie do czynności realizowanych stricte pomiędzy podmiotami powiązanymi, czy też powinna obejmować również kontekst, w jakim transakcja jest zawierana (tj. wskazywać działania podejmowane przez strony transakcji zarówno przed faktyczną realizacją transakcji z podmiotem powiązanym, jak również po tej transakcji).
Na przykład, w transakcji sprzedaży wyrobów przez producenta do powiązanego z nim dystrybutora, analiza funkcjonalna w ujęciu ograniczonym do przepływu pomiędzy podmiotami powiązanymi powinna pokazywać jedynie funkcję sprzedaży do powiązanego dystrybutora oraz inne działania, towarzyszące tej sprzedaży (np. logistyka czy działania administracyjne), będące czynnościami pomocniczymi ukierunkowanymi na wsparcie realizacji transakcji. W ujęciu szerokim, analiza funkcjonalna będzie ukazywać transakcję w całym kontekście, począwszy od pozyskania surowców do produkcji, poprzez przebieg procesu produkcyjnego, skończywszy na działaniach marketingowych i sprzedażowych dystrybutora w stosunku do ostatecznych nabywców wyrobu.
Szerokie podejście do sporządzania analizy funkcjonalnej umożliwia przedstawienie transakcji w całym kontekście, prezentując kompleksowo okoliczności, które wpływały na cenę w wąsko rozumianej transakcji sprzedaży wyrobów przez producenta do dystrybutora. Niewątpliwie, na cenę wpływ mają (np. poprzez ponoszone koszty realizowanych funkcji) zarówno działania podejmowane przez producenta w celu wytworzenia wyrobu, jak również podejmowane przez dystrybutora w celu jego sprzedaży (np. w zakresie marketingu czy obsługi klienta). Takie podejście zgodne jest z ze sposobem postępowania podmiotów niezależnych, dla których cena w transakcji jest zazwyczaj rezultatem negocjacji pomiędzy stronami, a jej ostateczny poziom (akceptowalny dla obu stron) umożliwia, co do zasady, pokrycie kosztów działalności i osiągnięcie zysku przez każdą ze stron. Biorąc pod uwagę powyższe, szerokie ujęcie analizy funkcjonalnej wydaje się bardziej właściwe.
Sporządzenie szczegółowej analizy funkcjonalnej umożliwia precyzyjne wskazanie roli poszczególnych stron w dokumentowanej transakcji i określenie profilu funkcjonalnego każdej ze stron. W konsekwencji, pozwala ona na weryfikację, czy metoda kalkulacji ceny w transakcji z podmiotem powiązanym została wybrana w sposób prawidłowy i odpowiada zakresowi pełnionych funkcji, angażowanych aktywów i ponoszonego ryzyka.
