Jest to bardzo szerokie pojęcie, bazujące na doświadczeniach zarówno z Japonii, jak i z krajów Europy Zachodniej czy Ameryki Północnej. Podkreślić należy, że TQM jest szerszym pojęciem od Kaizen, gdyż zasada ciągłego doskonalenia, czyli właśnie Kaizen, jest jedną z reguł, na których opiera się TQM. Pozostałe to: zaangażowanie kierownictwa, koncentracja na kliencie i pracowniku, koncentracja na faktach i powszechne uczestnictwo. Szczególny nacisk w myśleniu TQM kładzie się na zintegrowaniu celów firmy z celami jej klientów, przy pełnej współpracy wszystkich pracowników, w tym także kadry zarządzającej. SixSigma, Just in time, Kanban, FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) to tylko niektóre spośród metod, które oprócz Kaizen i 5S pozwalają skutecznie wprowadzić zasady TQM. Z kolei filozofia Kaizen jest oparta na dwóch głównych filarach: otwartego dialogu pomiędzy kadrą zarządzającą i pracownikami oraz wykorzystywaniu technik Ciągłego Ulepszania. W Kaizen niezwykle istotne są stosunki społeczne pomiędzy kadrą zarządzającą a pracownikami. Według tej koncepcji menadżer jest charyzmatycznym liderem, potrafiącym wyzwolić w pracownikach innowacyjność i poczucie przynależności do danej firmy. Pracownicy natomiast biorą aktywny udział w zarządzaniu firmą i są zaangażowani w jej rozwój. Taka jest idea koncepcji Kaizen. Ze strony operacyjnej wdrażanie tej koncepcji polega na przeprowadzaniu częstych spotkań z pracownikami, podczas których dyskutowane są możliwości ulepszeń miejsca pracy, aktualna sytuacja finansowa i strategia firmy, redagowany jest periodyk zakładowy czy wprowadza się skrzynki, do których pracownicy mogliby zgłaszać pomysły usprawnień. Metoda 5S jest ściśle związana z filozofią Kaizen. 5S czyli selekcja (serii), systematyka (seiton), sprzątanie (seiso), schludność (seiketsu) oraz samodyscyplina (shitsuke) to praktyki porządkowania miejsc pracy. Menadżerowie wykorzystują ją do zwiększania zaangażowania pracowników na rzec udoskonalania procesów w firmie.

Nasuwa się pytanie czy takie metody zarządzania mają prawo bytu w polskiej rzeczywistości? Wydaje się, że jest to możliwe, chociaż trudne. Przedsiębiorstwa, którym się to udaje, zdają sobie sprawę z trudności wprowadzenia tych technik. Jeśli chodzi o samą filozofię Kazein, menadżerowie muszą pamiętać o najczęstszych przyczynach niepowodzeń jej wprowadzania, czyli o zbyt silnym nastawieniu na krótkookresowe wyniki, wygórowanych oczekiwaniach odnośnie charakteru usprawnień, zbyt dużej ilości propozycji wdrażanych jednocześnie. Główna przyczyna trudności to przede wszystkim różnice kulturowe. Polacy nie są przyzwyczajeni do otwartego dialogu z kadrą zarządzającą i nie wierzą, że ich pomysły mogą znaleźć zastosowanie w faktycznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. A nawet jeśli ten warunek byłby spełniony, nie czują potrzeby ulepszania i dążenia do rozwoju przedsiębiorstwa, w którym pracują bez jakichkolwiek korzyści ekonomicznych. Oczywiście jest to szeroka idąca generalizacja, ale w tym wypadku jest ona potrzebna. Trzeba także zaznaczyć, że wprowadzanie koncepcji Kaizen, 5S lub innych ma jedynie możliwość powodzenia w przypadku, gdy sytuacja finansowa w przedsiębiorstwie jest uporządkowana, gdyż tylko w takich warunkach mogą one przynieść pożądane efekty.

Filozofia Kaizen w czystej postaci nie znajdzie zastosowanie na gruncie polskim i trudno się z tym faktem nie zgodzić. Próby zaangażowania pracowników w faktyczne zarządzanie przedsiębiorstwem w polskiej rzeczywistości nie będą efektywne bez zmiany nastawienia. I trzeba zaznaczyć także, że wina nie leży jednie po stronie pracowników, ale także managerów. Kadra zarządzająca, angażując pracowników i próbując pobudzić ich innowacyjność musi faktycznie wierzyć w efektywność działań, a nie tylko naśladować zachodnie wzorce. Jednak, można spróbować dostosować technikę Kaizen do naszych warunków. Do pionierów wdrożenia tych technik należą Warszawskie Zakłady Mechaniczne, które jako pierwsze wprowadziły zasady komunikacji w firmie przypominające te z Japonii. W firmie tej kierownictwo raz w miesiącu spotyka się z menadżerami liniowymi, a mistrzowie i pracownicy spotykają się 2-3 razy w tygodniu. Celem spotkań jest pobudzenie innowacyjności wśród pracowników i jak twierdzi dyrekcja cel ten jest osiągany, gdyż ilość uwag, pomysłów usprawnień jest bardzo duża. Z kolei w Masterfoods Polska od dawna istnieje specjalny menadżer do spraw Ciągłego Ulepszania. W firmie widać działalność zespołową, gdyż spotkania pracowników odbywają się nie na zasadzie spotkania przełożonego z podwładnym, lecz spotykają się całe zespoły pracownicze, dyskutując i wspólnie analizując innowacyjne pomysły. Kaizen został także wprowadzony w zakładach Hochland w Kazimierzu. Przykładami zastosowania tej metody zarządzania było stworzenie specjalnych skrzynek, do których pracownicy mogli wrzucać kartki z propozycjami usprawnień, wprowadzenie nagród dla 3 najlepszych pomysłodawców czy seria szkoleń, pokazujących pracownikom najlepsze rozwiązania u konkurencji.

Przykłady tych firm pokazują zatem, że w Polsce możliwe jest zastosowanie filozofii Kaizen w procesie zarządzania. Kluczową rolę odgrywa odpowiednie przygotowanie pracowników oraz wypracowanie indywidualnych rozwiązań dopasowanych do specyfiki firmy oraz ludzi w niej zatrudnionych. Niezbędny jest również odpowiedni system monitorujący efekty wprowadzonych zmian oraz odpowiedni system motywujący pracowników do zaangażowania w proces Ciągłego Ulepszania.

 

Słownik pojęć:
Total Quality Management – filozofia kompleksowego zarządzania jakością, opierająca się na 5 zasadach:

1. zaangażowanie managementu
2. skupienie na kliencie oraz na pracowniku
3. koncentracja na faktach
4. systematyczne doskonalenie (filozofia Kaizen)
5. powszechny współudział

Kaizen – wywodząca się z Japonii filozofia zarządzania, której celem ciągły proces ulepszania wszystkich aspektów działalności firmy.
5S –  podejście do organizacji i zarządzania miejscem procesem pracy, zmierzającym do zwiększenia produktywności
Six Sigma – metoda zarządzania jakością mająca na celu wyeliminowanie zmienności, uznawanej za główny powód problemów związanych z jakością, wydajnością i wysokimi kosztami.
QFD – metoda zarządzania mająca na celu analizę informacji rynkowej oraz jej wdrożenie w celu ulepszenia produktu/usługi.
FMEA – metoda zarządzania polegająca na regularnej identyfikacji wad produktu lub procesu oraz ich redukcji lub minimalizacji skutków.
Kanban – metoda zarządzania produkcja, której celem jest odpowiednie sterowanie zapasami, co w konsekwencji ma prowadzić do niemal całkowitej eliminacji magazynów.
Just in Time –strategia zarządzania zapasami, której celem jest redukcja poziomu zapasów
Lean management – technika zarządzania przedsiębiorstwem, która ma celu stworzenie prostych struktur oraz przypisanie większego znaczenia zasobom pracy.

Źródło:
1. Dorota Olejniczak, Praktyczne aspekty systemu Kaizen w zakładach produkcyjnych Hochlan, Polskie Centrum Produktywności, 23 sierpnia 2007, www.pcp.com.pl
2. Andrzej Góralczyk, KAIZEN w Polsce, marzec 2005, CEO Magazyn Top Menażdzerów, www.ceo.cxo.pl