Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym, a co za tym idzie zasady, tryb i termin zgłaszania do tych ubezpieczeń, rozliczania i opłacania należnych składek regulują przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. – o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74) – dalej u.s.u.s. Artykuł 4 pkt 2 u.s.u.s. definiuje pojęcie „płatnika składek” wskazując, którym podmiotom na gruncie tej ustawy przysługuje taki status. Z przepisu tego wynika, że tylko w nielicznych przypadkach płatnikiem składek jest sam ubezpieczony (np. osoba prowadząca pozarolniczą działalność). Na ogół jest to podmiot, z którym ubezpieczonego łączy jakiś stosunek prawny (np. stosunek pracy, stosunek zobowiązaniowy wynikający z umowy zlecenia albo umowy o pracę nakładczą).
Ze statusem płatnika składek wiąże się szereg obowiązków określonych przepisami u.s.u.s. oraz przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. – o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027) – dalej u.ś.o.z., ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. – o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415) – dalej u.p.z.i.r.p. i ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. – o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. Nr 158, poz. 1121) – dalej u.ch.r.p.n.p.

Do podstawowych obowiązków płatnika składek wynikających z przepisów tych ustawy należą:

1)    obowiązek zgłoszenia albo wyrejestrowania płatnika składek,

2)    obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego osób podlegających tym ubezpieczeniom,

3)    obowiązek wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego osób, które przestały im podlegać,

4)    obowiązek rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, tj. obowiązek przekazywania do ZUS wymaganych prawem dokumentów rozliczeniowych,

5)    obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia i Fundusze wymienione w pkt 3,

6)    obowiązek zgłaszania do ZUS zmian w zakresie danych wykazanych we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych oraz obowiązek korygowania stwierdzonych w nich nieprawidłowości.

Obowiązek zgłoszenia się przez płatnika składek do ZUS reguluje art. 43 u.s.u.s. Z przepisu tego wynika, że:

1) płatnik składek zobowiązany jest przekazać do właściwej według adresu swojej siedziby terenowej jednostki organizacyjnej ZUS dokument zgłoszenia płatnika składek ZUS ZPA (w przypadku jednostki organizacyjnej) lub ZUS ZFA (w przypadku osoby fizycznej) w terminie 7 dni od:

a)    daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,

b)    daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących,

2) osoby duchowne oraz osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, z wyłączeniem osób prowadzących pozarolniczą działalność, dokonują zgłoszenia płatnika składek łącznie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych, czyli nie muszą składać dokumentu ZUS ZFA,

3) dokument zgłoszenia płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA płatnik składek zobowiązany jest złożyć w formie ustalonego wzoru we wskazanej przez ZUS jednostce organizacyjnej,

4) do dokumentu zgłoszenia płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA płatnik składek powinien dołączyć informację o rachunkach bankowych ZUS ZBA, jeżeli posiada więcej niż jeden rachunek, a także adresy prowadzenia działalności gospodarczej ZUS ZAA, jeżeli płatnik prowadzi działalność pod adresem (adresami) innym niż adres jego siedziby,

5) we wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi płatnik składek powinien podawać numery NIP i REGON, a jeżeli płatnikowi składek (osobie fizycznej) nie nadano tych numerów lub jednego z nich – numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

Wyrejestrowanie płatnika składek
Płatnik składek, który zakończył działalność, a także wyrejstrował z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego wszystkich ubezpieczonych, dokonał rozliczenia i opłacenia za nich należnych składek, powinien w terminie 14 dni od zakończenia działalności przekazać do ZUS dokument wyrejestrowania płatnika składek ZUS ZWPA.

Zgłoszenie do ubezpieczeń
W myśl art. 36 ust. 1 każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób podlegających tym ubezpieczeniom należy do płatnika składek. Zgłoszenie tego dokonuje się w terminie:

1)    7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Twórców ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej – w przypadków twórców i artystów,

2)    nie później niż w terminie rozliczania i opłacania składek za miesiąc, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych – w przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej,

3)    wybranym przez siebie – w przypadku osób zgłaszających się do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych,

4)    30 dni od dnia ustania ubezpieczeń społecznych – w przypadku osób kontynuujących ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

5)    7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia – w przypadku pozostałych ubezpieczonych.

W tych samych terminie zgłasza się daną osobę do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli podlega ona obowiązkowi tego ubezpieczenia.