Na podstawie przepisów o VAT dotyczących tzw. ulgi na złe długi, pod pewnymi warunkami podatnik jednak skorygować VAT należny z niezapłaconej faktury i odzyskać go z urzędu skarbowego. Jednym z warunków jest zawiadomienie dłużnika o zamiarze skorzystania z tego rozwiązania oraz posiadanie potwierdzenia odbioru tegoż zawiadomienia przez dłużnika. Problem jednak w tym, że dłużnicy często unikają bądź wręcz odmawiają odbioru zawiadomienia od kontrahenta, któremu zalegają z zapłatą. Nie zawsze jednak zamyka to podatnikom drogę do korekty VAT.
Na podstawie art. 89a ustawy o VAT, z ulgi na złe dugi można skorzystać w odniesieniu do wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona, przy czym od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę, upłynęło nie więcej niż 2 lata. Wierzytelność uważa się za uprawdopodobnioną, jeżeli nie została zapłacona w ciągu 180 dni od upływu terminu płatności. Jednym z warunków skorygowania VAT należnego jest zawiadomienie dłużnika o tym zamiarze, o ile w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia dłużnik nie uregulował faktury w jakiejkolwiek formie. Korekty VAT dokonuje się w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym upływa 14 dni od doręczenia zawiadomienia dłużnikowi, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie odbioru zawiadomienia przez dłużnika.
Art. 89a ustawy o VAT reguluje warunki i sposób dokonania korekty VAT przez wierzyciela, natomiast art. 89b tej ustawy określa, jak w związku z otrzymaniem zawiadomienia od wierzyciela powinien postąpić dłużnik (powinien odpowiednio skorygować odliczony wcześniej VAT naliczony od niezapłaconej faktury). Jednocześnie art. 89b ust. 5 ustawy o VAT wskazuje, że do zawiadomienia, o którym mowa w art. 89b ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy Ordynacji podatkowej o doręczeniach.
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej (art. 148 i art. 151), pisma doręcza się osobom fizycznym w miejscu ich zamieszkania lub miejscu pracy, natomiast osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej – w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności osobie upoważnionej do odbioru korespondencji. Pisma mogą być również doręczone w siedzibie organu podatkowego, a także za pomocą środków komunikacji elektronicznej (jeżeli strona wyraziła zgodę na taką formę doręczenia). W razie niemożności doręczenia pisma we wskazane powyżej sposoby, na podstawie art. 150 Ordynacji podatkowej, jeżeli pismo było doręczane przez pocztę – poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej. Adresata zawiadamia się (w formie awiza pozostawionego w skrzynce pocztowej) dwukrotnie o pozostawieniu pisma na poczcie, a powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma przez adresata w ciągu 7 dni. W razie nieodebrania pisma przez adresata, jego doręczenie uważa się za skuteczne z upływem 14-ego dnia od momentu pozostawienia pierwszego zawiadomienia o przechowywaniu pisma w placówce pocztowej.
Z powyższych uregulowań wynika, że opisaną konstrukcję tzw. doręczenia zastępczego można zastosować także w odniesieniu do zawiadomienia wysyłanego do dłużnika o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi w VAT. Oznacza to, że zawiadomienie uważa się za skutecznie doręczone dłużnikowi z chwilą upływu 14 dni od pozostawienia przez pocztę pierwszego awiza u dłużnika lub 14 dni od odmowy dłużnika przyjęcia listu poleconego. Z tego względu, optymalną formą zawiadomienia dłużnika o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi w VAT jest nadanie go listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Ponieważ przepis mówiący o możliwości zastosowania doręczenia zastępczego do zawiadomienia o uldze na złe długi znajduje się wyłącznie w art. 89b ustawy o VAT (tj. w przepisie określającym, jak powinien zachować się dłużnik w związku z otrzymaniem zawiadomienia), nie ma natomiast o tym mowy w art. 89a ustawy o VAT (regulującym warunki skorzystania z ulgi na złe długi przez wierzyciela), początkowo istniały wątpliwości, czy również wierzyciel może powoływać się na instytucję doręczenia zastępczego. Po pierwsze, należy zauważyć, że różnicowanie sytuacji wierzyciela i dłużnika byłoby nieuzasadnione (tj. dłużnik musiałby uznać pismo za skutecznie doręczone i skorygować VAT naliczony mimo, że nie odebrał pisma z poczty, a jednocześnie wierzyciel nie mógłby uznać pisma za doręczone i skorygować VAT należnego). Po drugie, możliwość powoływania się przez wierzyciela na przepisy Ordynaci podatkowej dotyczące doręczeń, w tym na doręczenie zastępcze, w odniesieniu do zawiadomienia dłużnika o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi potwierdził Minister Finansów w wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych. Przykładowo, potwierdzeniem prawidłowości takiego stanowiska są interpretacje:
- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 listopada 2009 r. (ITPP1/443-773/10/KM),
- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 28 września 2010 r. (IPPP2/443-527/10-4/RR),
- Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 9 listopada 2009 r. (ILPP2/443-1203/09-2/EN),
- Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 30 sierpnia 2010 r. (IBPP2/443-493/10/WN).
Tym samym, dłużnicy nie będą mogli uchylać się od konieczności skorygowania VAT naliczonego, zaś ulga na złe długi w VAT będzie mogła być częściej wykorzystywana przez ich wierzycieli.
