Dłużnik, który otrzymuje potwierdzenie salda ma trzy możliwości:

• uznać należność i potwierdzić saldo w całości,
• uznać tylko częściowo i potwierdzić niepełną kwotę salda,
• zanegować należność bez potwierdzenia salda.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości dłużnik w każdym z powyższych przypadków ma obowiązek odesłania odpowiedzi (nie przewiduje się tzw. „milczącego” potwierdzenia lub odrzucenia prawidłowości salda).

Metoda ta jest jednak często nieskuteczna z następujących powodów:

• potwierdzenie salda stosuje się wobec dłużników prowadzących księgi rachunkowe, gdyż osoby fizyczne nie mają obowiązku stosowania ustawy o rachunkowości oraz zapoznania się z ideą potwierdzania salda;
• w przypadku, gdy dłużnik ma problemy finansowe i kwestionuje należność najczęściej nie odpowiada na zapytanie o potwierdzenie salda (tzw. należności wątpliwe).

W obydwu przypadkach do inwentaryzacji takich należności należy zastosować inwentaryzację metodą weryfikacji. Weryfikacja polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i przedstawieniu realnej wartości tych składników.

Doprecyzowania wymaga procedura uznania należności budżetowej za należność wątpliwą. W standardowym podejściu jednostka wysyła do dłużnika potwierdzenie salda oczekując odpowiedzi, w przypadku jej braku należy to odnotować w protokole inwentaryzacyjnym. Brak potwierdzenia salda powinien być początkiem procedury odzyskania należności (windykacja, egzekucja itp. ¹). Następnym krokiem jest przekwalifikowanie takiej należności do kategorii – należności „wątpliwe” i utworzenie odpisu aktualizującego zgodnie z wewnętrznymi zasadami rachunkowości jednostki. W następnym okresie sprawozdawczym należności takie należy już inwentaryzować metodą weryfikacji.

¹  Działanie takie powinno być poprzedzone analizą opłacalności egzekucji (np. jeżeli należność nie przekracza równowartości kosztu 3 przesyłek poleconych należy rozważyć zaniechanie egzekucji i spisanie w ciężar kosztów)