Należności można klasyfikować według różnych kryteriów, jednak podstawą do zastosowania odpowiedniego kryterium jest posiadanie danych historycznych związanych z wpływem należności w poprzednich okresach. Dane te nie muszą mieć charakteru skomplikowanych baz danych, mogą to być podstawowe informacje o: ilości, wartości kwocie, ilości dni opóźnienia w spłacie itp. Dotyczących należności nieodzyskanych w poprzednich okresach sprawozdawczych.
Podstawową czynnością w takcie klasyfikacji jest przyjęcie założenia o ilości grup (klas), na które będzie podzielony ogół należności danej jednostki budżetowej. Liczba grup musi jednak przekraczać dwie, gdyż w takim przypadku klasyfikacja taka będzie przewidywała wyłącznie należności bez utraty wartości oraz należności z pełną utratą wartości, których wartość bilansowa wynosi zero (utworzono 100% odpisu aktualizującego).
Najważniejszym kryterium do klasyfikacji należności budżetowych jest kryterium czasowe. Kryterium to rozumiane jest jako liczba dni opóźnienia w spłacie należności. Opóźnienie liczone w dniach od umownego lub ustawowego terminu zapłaty do dnia sporządzania sprawozdania finansowego (w przypadku, gdy jednostka klasyfikuje należności częściej niż jeden raz w roku opóźnienie takie powinno być liczone do dnia danej klasyfikacji). W przypadku założenia 4 grup należności przykładowo można zastosować następujący system tworzenia odpisów aktualizujących:
- 0 % należności w przypadku, gdy opóźnienie w spłacie nie przekracza 1 miesiąca,
- 25% należności w przypadku, gdy opóźnienie przekracza 1 miesiąc lecz nie przekracza 3 miesięcy,
- 50% należności w przypadku, gdy opóźnienie przekracza 3 miesiące lecz nie przekracza 6 miesięcy,
- 100% należności w przypadku, gdy opóźnienie w spłacie przekracza 6 miesięcy.
Istnieją jednak należności, które w momencie powstania powinny mieć utworzone 100% odpisów aktualizujących najczęściej są to należności z tytułu fałszerstw, które rzadko są spłacane, gdyż w momencie braku możliwości ujawnienia sprawcy uniemożliwiają procedurę egzekucyjną.
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
