Ustawa o rachunkowości w art. 10 wskazuje na ustawowy obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania w firmie zasady rachunkowości. Niestety w większości firm polityka rachunkowości jest przygotowana mało rzetelnie, bądź przygotowywana w wielkim pośpiechu przy okazji kontroli zewnętrznej , która zażąda wglądu do dokumentu. A wbrew pozorom polityka rachunkowości jest ważnym dokumentem, który porządkuje i ułatwia pracę księgowych. To przede wszystkim zbiór zasad rachunkowości obowiązujących w danej firmie, uwzględniająca specyfikę działalności jednostki, zgodna z przepisami prawa i dokładnie wskazująca na uproszczenia stosowane w firmie. Stworzenie i funkcjonowanie polityki rachunkowości w firmie zapewnia wysoką jakość sprawozdań finansowych. Zasady rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości powinny być stosowane w sposób ciągły, aby zapewnić porównywalność danych finansowych na przestrzeni lat.
Polityka rachunkowości powinna być przygotowana w języku polskim i zawierać co najmniej podstawowe elementy, tj.:
– określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
– metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
– sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, a w momencie prowadzenia ksiąg przy użyciu systemu komputerowego wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji, oraz opis systemu przetwarzania danych;
– system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Dokumentację polityki rachunkowości ustala kierownik jednostki w formie pisemnej.
Szczegółowe zasady tworzenia polityki rachunkowości zawiera Krajowy Standard Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”. Polityka rachunkowości powinna zawierać zapis o sposobie prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym. Ze względu na zmiany ustawy o rachunkowości, które weszły w życie 23 września 2015 roku i po raz pierwszy mają zastosowanie do sprawozdań finansowych sporządzanych za 2016 rok, polityka rachunkowości każdej jednostki wymaga aktualizacji.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości, rok obrotowy to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również dla celów podatkowych. Rok obrotowy określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Natomiast okres sprawozdawczy, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości, to okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe, lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych. Okresem sprawozdawczym może być miesiąc, kwartał, półrocze, rok.
Metody wyceny aktywów i pasywów to kolejny obowiązkowy element polityki rachunkowości. Wycena aktywów i pasywów następuje nie rzadziej niż na dzień bilansowy. W polityce rachunkowości należy podać przyjęte przez jednostkę metody wyceny. Metody dopuszczalne ustawą o rachunkowości zawarte są w rozdziale 4 . Ze względu na fakt, że ustawa o rachunkowości dopuszcza kilka metod wyceny, jednostka w ramach polityki rachunkowości powinna dokonać odpowiedniego wyboru i stosować metody w sposób ciągły. Przy wycenie aktywów i pasywów jednostka powinna przede wszystkim uwzględnić podstawowe zasady rachunkowości, tj. zasadę wiarygodności, istotności, ostrożności, indywidualnej wyceny, kontynuacji działalności.
Do sporządzenia rachunku zysków i strat zobowiązane są wszystkie jednostki objęte obowiązkiem stosowania przepisów ustawy o rachunkowości. Jednostki mają do wyboru rachunek w wersji kalkulacyjnej lub porównawczej. Skorzystanie z jednej z tych opcji zależy od tego, na kontach którego zespołu będzie prowadzona ewidencja kosztów. Jednostki bowiem mają możliwości ewidencjonowania kosztów tylko w układzie rodzajowym, tylko w układzie kalkulacyjnym, bądź też równolegle w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym. Jednostki stosujące uproszczenia w sprawozdawczości mogą sporządzać rachunek wyników tylko w wariancie porównawczym.
Kolejnym obligatoryjnym elementem polityki rachunkowości jest zakładowy plan kont. Zawiera on spis wewnętrznych numerów kont przedsiębiorstwa służących do ewidencji ogółu zdarzeń gospodarczych występujących w jednostce. Plan kont powinien uwzględniać specyfikę działalności jednostki, jej organizację, oraz potrzeby zewnętrznych odbiorców wyników jednostki, jak i potrzeby kierownictwa jednostki niezbędnych do zarządzania działalnością. Zakładowy plan kont musi umożliwiać przygotowanie i sporządzenie prawidłowego sprawozdania finansowego oraz innych sprawozdań i deklaracji podatkowych. Oczywiście plan kont może zawierać również konta pozabilansowe, nie wchodzące do bilansu, ale znacznie ułatwiające sprawowanie kontroli nad ewidencją zdarzeń gospodarczych.
Rozdział 2 ustawy o rachunkowości „Prowadzenie ksiąg rachunkowych” reguluje właściwy sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald i są to: dziennik, księga główna i księgi pomocnicze. Dziennik to podstawowy element ksiąg rachunkowych, gdyż pokazuje chronologicznie ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, oraz dawać możliwość ich powiązania z dowodami księgowymi. Księga główna to zbiór kont syntetycznych. Obowiązuje w niej ewidencja księgowa zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, a więc każda operacja gospodarcza musi być zaksięgowana po stronie WN i po stronie MA na podstawie tego samego dowodu księgowego. Księgi pomocnicze to zbiór kont analitycznych funkcjonujące zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego, który polega na powtórzeniu tego samego zapisu dokonanego na kontach księgi głównej, po tej samej stronie, w tym samym czasie i w tej samej wartości. Księgi pomocnicze prowadzi się w szczególności dla środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, sprzedaży czy też zakupów. Art. 13 ust 2 ustawy o rachunkowości określa, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu systemu komputerowego za równoważne z księgami rachunkowymi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie zbiorów danych. Księgi rachunkowe mogą być przechowywane na informatycznych nośnikach danych. Jednakże jeśli system ochrony danych nie spełnia wymagań z art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zapisy księgowe powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.
Obecnie jest niewiele firm, które nie korzystają z programów finansowo – księgowych. Coraz więcej firm korzysta z programów w wersji on-line udostępnianej przez dostawcę. Opis systemu informatycznego zazwyczaj otrzymujemy od producenta programu księgowego. Opis taki należy dołączyć do polityki rachunkowości. Jednakże należy pamiętać, że to kierownik jednostki odpowiada za to, aby opis systemu informatycznego zawierał wszystkie elementy wymagane przez ustawę o rachunkowości.
Ochronę danych reguluje rozdział 8 ustawy o rachunkowości. Ochrona powinna obejmować zatwierdzoną politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe. Zgodnie z art. 71 całość dokumentacji, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazane powyżej, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W polityce rachunkowości należy wskazać okresy przechowywania dokumentacji księgowej. Zatwierdzone sprawozdania finansowe roczne podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory muszą być przechowywane w terminach zgodnych z ustawą o rachunkowości, uwzględniając w tym zakresie przepisy podatkowe. Należy pamiętać, że okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.
Tworząc politykę rachunkowości nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich sytuacji, które mogą mieć miejsce w jednostce, a które powinny być obligatoryjnie uregulowane w polityce rachunkowości. Użytkownik sprawozdań finansowych musi zrozumieć, na czym polegały ewentualne zmiany w prezentacji danych finansowych, oraz jaki ta zmiana ma wpływ na bieżące dane i dane porównawcze. Jeśli zmieniamy:
– zasady klasyfikacji i grupowania zdarzeń gospodarczych do odpowiednich pozycji sprawozdania finansowego
– metody wyceny aktywów i pasywów na moment początkowego ujęcia w księgach rachunkowych i na dzień bilansowy
– metody ustalania wyniku finansowego
– sposoby prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym,
bezwzględnie zmianie ulega polityka rachunkowości. Zmiany w polityce rachunkowości powinny być wprowadzone ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji o zmianie. Wyjątkiem oczywiście są zmiany przepisów prawnych. Jednakże w tej sytuacji ustawodawca w przepisach przejściowych, dokładnie jest zobowiązany wprowadzić regulacje, jak takie zmiany wprowadzić.
Autorka: Justyna Lewandowska
