Prezenty dla pracowników, a koszty podatkowe na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (UoCIT)

Ostatni tydzień przed Świętami Wielkanocnymi to nie tylko okres planowania zakupu prezentów dla członków swojej rodziny i bliskich, ale także doskonała okazja dla pracodawcy do kreatywnego nagrodzenia swoich pracowników za wyniki w pierwszym kwartale. W przypadku prywatnych zakupów najważniejsza jest cena, jakość prezentu oraz jego trafność i radość dla obdarowanych. Natomiast na gruncie prawa podatkowego komplikacje powstają w momencie, gdy do grona obdarowanych wchodzi również fiskus. Co do zasady, dodatkowe pozapłacowe świadczenia na rzecz pracowników stanowią podatkowy koszt pracodawcy. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (UoCIT), kosztami uzyskania przychodów
są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniach zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów pod warunkiem, że pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, a więc poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie, zachowanie lub zabezpieczenie funkcjonowania źródła przychodu.

W związku z powyższym, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

  • wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
  • został właściwie udokumentowany;
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wyjątek stanowi darowizna, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 14 UoCIT. Powyższy artykuł wyłącza z kosztów darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju, z wyjątkiem wpłat na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej, z tym że kosztem uzyskania przychodów są koszty wytworzenia lub cena nabycia produktów spożywczych, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku od towarów i usług, przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje.

Darowizna została zdefiniowana w art. 888 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku. Darowizna ma zatem charakter świadczenia nieodpłatnego, które dochodzi do skutku w drodze umowy jednostronnie-zobowiązującej. Nieodpłatność świadczeń oznacza, że darczyńca w zamian za uczynioną darowiznę nie może uzyskać jakiegokolwiek ekwiwalentu ani w chwili dokonania darowizny, ani w przyszłości.

W moje ocenie przedsiębiorca, który zamierza obdarować swoich pracowników prezentami np. w postaci kart podarunkowych uprawniających do zakupów w określonych sklepach (karty nie stanowią dodatkowej formy gratyfikacji za wykonaną pracę), nie zaliczy tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Prezenty, które w żaden sposób nie są powiązane z obowiązkami pracownika w firmie, spełniają bowiem kryteria darowizny, w związku z czym na gruncie UoCIT są z kosztów wyłączone[1]. W takiej sytuacji, pracodawca nie zaliczy wydatku do kosztów uzyskania przychodów, jednak nie będzie zobowiązany do naliczenia pracownikowi PIT oraz ZUS.

Prezent, który natomiast nie jest darowizną, może stanowić koszt pracodawcy, ale wówczas co do zasady jego wartość zwiększa wynagrodzenie zatrudnionego, obciążone jest podatkiem i odpowiednimi składkami.

UoCIT z kosztów podatkowych wyłącza również wpłaty na wszelkiego rodzaju fundusze. Wyjątek stanowią:

  • podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość
    ich utworzenia i zaliczenia w ciężar kosztów, określają odrębne ustawy;
  • odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone
    na rachunek funduszu.

W związku z powyższym uważam, iż finansowane przez pracodawcę wydatki
z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na paczki i bony świąteczne (czyli wydatki pracodawcy na działalność socjalną) nie stanowią kosztu, ponieważ należą do nich już wpłaty na przedmiotowy fundusz.

Sytuacja wygląda odmiennie w przypadku rozliczenia wydatków na paczki i bony towarowe, które zostały sfinansowane ze środków obrotowych. W takim przypadku dostrzec możemy możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 UoCIT. W przypadku gdy są one sfinansowane ze środków obrotowych bez uwzględnienia sytuacji życiowej oraz materialnej pracowników, to wówczas nie stanowią one wydatku na działalność socjalną podlegającą wyłączeniu z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 45 UoCIT[2]. Bony są dodatkowym elementem wynagrodzenia pracowników, który poprawia motywację podwładnych do pracy w danej jednostce, a w konsekwencji zwiększa efektywność pracy.
Ta natomiast ma bezpośredni wpływ na wyniki pracy, tj. przychody osiągane z działalności firmy. Każdy z pracowników powinien otrzymać świadczenia w jednakowej wysokości. W konsekwencji będą to wydatki na cele pracownicze, które jako pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodu pracodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów podatkowych.

Powyższe stanowisko dotyczy również wydatków na paczki świąteczne, zakup zabawek czy bonów podarunkowych dla dzieci pracownika, jak również inne wydatki na dzieci pracowników finansowane ze środków obrotowych, które również są zaliczane do kosztów pracowniczych[3].

W mojej opinii prezenty przekazywane na rzecz pracowników służą budowaniu relacji oraz motywują pracowników do dalszej współpracy, co ma pośredni związek z zabezpieczeniem źródła przychodu. Wyjątek stanowią jednak towary wymienione w katalogu w art. 16 ust. 28 UoCIT, czyli np. napoje alkoholowe. Alkohol nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli jest zakupiony przez pracodawcę w celu przekazania w prezencie pracownikom.

Na koniec nie należy zapominać o osobach odchodzących na zasłużony odpoczynek po wielu latach pracy. Prezent okolicznościowy dla pracownika odchodzącego na emeryturę jest elementem wynagrodzenia za całokształt jego pracy i w tej formie jako świadczenie na rzecz pracownika stanowi koszt uzyskania przychodu. Poniesiony wydatek zarówno dla przyszłych emerytów jak i dla pozostałych pracowników dobrze świadczy o kulturze pracodawcy, poprawia atmosferę w firmie, podnosi lojalność oraz wydajność wszystkich pracowników i tym samym służy zachowaniu źródeł przychodu na pozostałe trzy kwartały roku podatkowego, w związku z czym wydatki te stanowią  koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 UoCIT.

Autor: Oskar Kowalczyk, Doktorant Katedry Prawa Finansowego Uniwersytetu Łódzkiego

[1] Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 marca 2019 r., sygnatura 0111-KDIB2-1.4010.8.2019.3.JK.

[2] Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 16 marca 2009 r., sygnatura ILPB3/423-21/09-2/MC.

[3] Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 1 marca 2013 r., sygnatura ILPB3/423-491/12-5/AO.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *