Dla opodatkowania podatkiem VAT działania marketingowego, polegającego na przekazaniu kontrahentom towarów, należy wziąć pod uwagę dwa najistotniejsze czynniki:

• Odliczenie VAT.

Dla możliwości odliczenia podatku VAT od wydatków na organizację działania marketingowego polegającego na wręczeniu prezentów, konieczne jest wykazanie związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (działanie musi dotyczyć prowadzonej działalności – np. prezenty są związane ze sprzedawanymi towarami, świadczonymi usługami).

W przypadku, gdy brak jest związku pomiędzy działaniem marketingowym a prowadzoną działalnością gospodarczą, podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT.

• Naliczenie VAT.

Należy wskazać, iż nieodpłatne przekazywanie towarów należących do przedsiębiorstwa podlega opodatkowaniu VAT tak jak odpłatna dostawa towarów a nieodpłatne użycie towarów należących do przedsiębiorstwa na cele inne niż działalność gospodarcza podlega opodatkowaniu VAT tak jak odpłatne świadczenie usług.

Podczas akcji marketingowej polegającej na wręczaniu prezentów mamy do czynienia z nieodpłatnym przekazaniem i użyciem towarów należących do przedsiębiorstwa.

• UWAGA – brak obowiązku naliczenia VAT!

Obowiązek opodatkowania wręczonego prezentu nie będzie jednak stosowany:

• Gdy przekazywane towary są prezentami o małej wartości i próbek, a przekazanie to nastąpi na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika,
• Gdy nieodpłatne zużycie towarów jest wykonywane do celów związanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Obowiązek naliczenia podatku VAT przy akcji marketingowej polegającej na wręczaniu towarów jest również uzależniony od osoby obdarowywanej, tj:

1) Naliczenie VAT podczas wręczania prezentów kontrahentom i pracownikom kontrahentów.

Konieczność opodatkowania podatkiem VAT prezentów przekazywanych w akcji marketingowej jest uzależniona od wartości prezentu:

1) W przypadku prezentów o wartości do kwoty 10 zł / 100 zł – brak opodatkowania VAT,
2) W przypadku prezentów o wartości powyżej kwoty 10 zł / 100 zł – obowiązek opodatkowania VAT,

Ad.1 i 2

Na gruncie UoVAT przez prezenty o małej wartości, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1) O łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100,00 zł netto, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
2) O łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 10,00 zł netto, jeżeli podatnik nie prowadzi ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości tych osób;

Prowadzenie ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości obdarowywanych osób wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dokumentacyjnymi (np. protokołami potwierdzeń otrzymania prezentu, uzyskaniem danych obdarowywanych), co ze względu na czasochłonność powoduje, że zaleca się przekazywanie prezentów o wartości nieprzekraczającej kwoty 10,00 zł

• UWAGA – wartość prezentów należy sumować w skali roku!

Przez prezenty o małej wartości należy rozumieć wszystkie towary przekazane jednej osobie przez okres jednego roku podatkowego o łącznej wartości nieprzekraczającej 100,00 zł / 10,00 zł (kwota ograniczenia uzależniona jest od prowadzenia / nieprowadzenia ewidencji obdarowanych prezentami).

Powyższe oznacza, że należy sumować wartość wszystkich towarów przekazanych w roku podatkowym jednej osobie celem ustalenia czy były prezentami o małej wartości na potrzeby podatku VAT.

2) Naliczenie VAT podczas wręczania prezentów pracownikom.

Konieczność opodatkowania podatkiem VAT prezentów przekazywanych w akcji marketingowej jest uzależniona od celu, podstawy przekazania i źródła finansowania prezentu:

1) W przypadku prezentów wręczanych pracownikom na cele prywatne – obowiązek opodatkowania VAT,
2) W przypadku prezentów wręczanych pracownikom na cele związane z działalnością gospodarczą pracodawcy – brak opodatkowania VAT,
3) Wręczenie podyktowane przepisami prawa pracy – brak opodatkowania VAT,
4) Wręczenie podyktowane np. układem zbiorowym/regulaminem – brak opodatkowania VAT,
5) Wręczenie bez podstawy – obowiązek opodatkowania VAT,
6) Prezenty finansowanie ze środków obrotowych – obowiązek opodatkowania VAT.
7) Prezenty finansowanie z ZFŚS – brak opodatkowania VAT.

• UWAGA – wręczenie prezentu poprzez agencję marketingową pozwala na uniknięcie obowiązku opodatkowania VAT.

Podatnik do obsługi akcji marketingowej polegającej na wręczeniu prezentów może zaangażować agencję marketingową. Do jej obowiązków będzie nabywanie nagród i przekazywanie ich konkretnym osobom. Podatnik otrzymując od agencji marketingowej fakturę za usługi marketingowe może odliczyć VAT na zasadach ogólnych. Przekazanie prezentów w takiej sytuacji nie jest natomiast uznawane za nieodpłatne, ponieważ agencja otrzymuje za to wynagrodzenie, które jest wkalkulowane w cenę usługi marketingowej. W konsekwencji agencja marketingowa odlicza VAT naliczony od zakupu przekazywanych prezentów i jednocześnie nie nalicza tego podatku przy przekazaniu obdarowanym.

UWAGA – takie rozwiązanie powoduje czasem problemy z odliczenie VAT, ponieważ, część organów skarbowych wskazuje, iż wręczenie prezentu poprzez agencję marketingową ma na celu obejście przepisów prawa w związku, z czym z faktury wystawionej przez agencję marketingową powinien zostać wyłączony i nieodliczony podatek VAT w części odpowiadającej przekazywanym prezentom.

• UWAGA – wręczenie próbek towaru nie powoduje obowiązku opodatkowania VAT!

Pod pojęciem próbki należy rozumieć niewielką ilość towaru reprezentującą określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.

Powyższa definicja pozwala stwierdzić, iż przez próbkę, rozumie się identyfikowalny, jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

1) Ma na celu promocję jego sprzedaży oraz
2) Nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru chyba, że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji sprzedaży tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

• UWAGA – problemy praktyczne – czy próbka zaspokaja potrzeby odbiorcy końcowego?

Problematyczne jest stwierdzenie czy towar przekazywany, jako próbka nie służy zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego. Przez zaspokojenie potrzeb należy rozumieć otrzymanie przez odbiorcę towaru, który spowoduje zaspokojenie jego potrzeb związanych z danym towarem.