Warunki uzyskania statusu CBR określa ustawa z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej [Ustawa]. Zgodnie z Ustawą, przedsiębiorca prowadzący badania lub prace rozwojowe, może uzyskać status centrum badawczo-rozwojowego pod warunkiem, że:

1. przychody netto (bez VAT) ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość kwoty określonej w przepisach o rachunkowości jako minimalny przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, do których stosuje się przepisy o rachunkowości;
2. przychody netto (bezVAT) ze sprzedaży własnych usług badawczo-rozwojowych w rozumieniu przepisów w sprawie PKWiU lub praw własności przemysłowej udzielonych przedsiębiorcy przez urząd właściwy do spraw własności przemysłowej, stanowią co najmniej 20 % przychodów określonych w pkt 1 (wcześniej obowiązujące przepisy wprowadzały próg 50% przychodów) ;
3. nie zalega z zapłatą podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Status CBR nadaje minister właściwy do spraw gospodarki. W tym celu, przedsiębiorca zobowiązany jest złożyć wniosek (art. 17 ust. 5 i 6 Ustawy). Ponadto sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy za rok obrotowy poprzedzający rok złożenia wniosku o uzyskanie statusu CBR powinno być zbadane i zaopiniowane przez biegłego rewidenta oraz zatwierdzone przez organ zatwierdzający sprawozdania finansowe.

Ze statusem CBR wiążą się określone obowiązki informacyjne (wskazane w art. 19 Ustawy). Przedsiębiorca zobowiązany jest m.in raz do roku składać do ministra właściwego do spraw gospodarki oświadczenie o niezaleganiu z zapłatą podatków dochodowych, podatku akcyzowego, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz podatków i opłat lokalnych oraz zatwierdzone sprawozdanie finansowe, z wyszczególnieniem:

a) przychodów netto (bez podatku od towarów i usług) z tytułu sprzedaży usług badawczo-rozwojowych,

b) różnicy w stosunku do poprzedniego roku obrotowego w zakresie: przychodów, o których mowa w lit. a, wydatków na prowadzenie badań i prac rozwojowych, stanu zatrudnienia na stanowiskach pracy związanych z prowadzeniem badań i prac rozwojowych,

c) kwoty, o którą został pomniejszony podatek dochodowy z tytułu wykorzystywania środków funduszu innowacyjności;

Ponadto przedsiębiorca będący CBR zobowiązany jest składać raport z badania sprawozdania finansowego oraz opis badań lub prac rozwojowych prowadzonych przez przedsiębiorcę, w tym opis zadań badawczo-rozwojowych zrealizowanych w ostatnim roku obrotowym oraz ich wyników, a także wykaz uzyskanych akredytacji, patentów lub zastosowań w praktyce.

Przedsiębiorca może zostać pozbawiony status CBR na podstawie decyzji ministra właściwego do spraw gospodarki, jeśli nie będzie wywiązywał się z obowiązków informacyjnych lub analiza dokumentów przedłożonych przez przedsiębiorcę wykaże, że nie spełnia warunków uprawniających do posiadania statusu CBR (np. nie osiąga wystarczających przychodów ze sprzedaży badań lub prac rozwojowych).

Decyzje w sprawie nadania i pozbawienia przedsiębiorcy statusu CBR są ogłaszane w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.