Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy pracodawca jest zobligowany do nieodpłatnego zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych odpowiednich posiłków i napojów, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Jednocześnie regulacje kodeksu pracy zawierają odesłanie do przepisów wykonawczych – rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów określające rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Na mocy wspomnianych przepisów szczególnych posiłki profilaktyczne przysługują pracownikom wykonującym następujące prace:

–    związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,

–    związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC,
–    związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
–    pod ziemią,
–    przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Właściwa kwalifikacja świadczonej przez pracowników pracy do jednej z powyższych kategorii uzależnione jest od wartości wydatku energetycznego zużytego podczas każdej zmiany roboczej. Wartość wydatku energetycznego w ciągu zmiany roboczej decyduje o obowiązku zapewnienia pracownikom posiłków regeneracyjnych przez pracodawcę. Jeśli praca związana jest z wysiłkiem energetycznym przekraczającym określone wartości, pracodawca zobowiązany jest zapewnić posiłki nieodpłatnie. W przypadku, gdy wydatek energetyczny nie przekracza szacunkowych norm, posiłki profilaktyczne nie przysługują.

Natomiast oceny wydatku energetycznego u pracowników można dokonać metodą pomiaru wskaźników fizjologicznych albo według uśrednionych wartości tabelarycznych w oparciu o fachową literaturę. Ustaleń takich może dokonać działająca u pracodawcy służba bezpieczeństwa i higieny pracy. Trzeba jednak zaznaczyć, iż w sprawie dokonania pomiarów wydatku energetycznego na poszczególnych stanowiskach pracy pracodawca może zgłosić się do wojewódzkich inspektorów sanitarnych (stacji sanitarno-epidemiologicznych) lub zewnętrznych rzeczoznawców.

Należy podkreślić, iż pracodawca w świetle przepisów podatku dochodowego od osób prawnych jest uprawniony do zaliczenia wartości nabywanych posiłków profilaktycznych do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki te stanowią bowiem obowiązkowe świadczenia pracownicze uregulowane w przepisach prawa pracy. W takim przypadku są wydatkami ponoszonymi w celu uzyskania przychodu. Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przekazywane nieodpłatnie pracownikom posiłki profilaktyczne są zwolnione z opodatkowania tymże podatkiem.

Trzeba jednak pamiętać, iż przypadku zapewnienia posiłków bez obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, ich wartość będzie powiększała przychód pracowników podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, natomiast pracodawca nie będzie mógł zaliczyć takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów.