Przesłanki związane z rozliczaniem faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania nie są jednak jednoznaczne dla wszystkich podatników. Warto zatem podjąć próbę określenia sposobu rozliczenia przez sprzedawcę faktur korygujących in minus.

W tym miejscu należy wskazać, iż zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o VAT w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Co istotne, uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Uwzględniając brzmienie przepisów regulujących zasady rozliczania przez wystawcę faktur korygujących należy stwierdzić, iż elementem decydującym o możliwości i terminie obniżenia obrotu jest data odebrania faktury korygującej przez nabywcę oraz moment otrzymania potwierdzenia odebrania przez nabywcę faktury korygującej. Przy czym moment odebrania faktury korygującej przez nabywcę wskazuje na okres rozliczeniowy, w który należy dokonać zmniejszenia obrotu. Jednakże ustawodawca zastrzegł, iż zmniejszenie obrotu nastąpi w okresie rozliczeniowym, w którym nastąpiło odebranie faktury korygującej przez nabywcę, o ile sprzedający otrzyma potwierdzenie odebrania faktury korygującej przez nabywcę do upływu terminu złożenia deklaracji za okres rozliczeniowy właściwy dla okresu, w którym fakturę odebrał nabywca.

Przykład 1:

Spółka wystawiła fakturę korygującą zmniejszającą obrót 12 stycznia 2010 r., nabywca odebrał fakturę korygującą w dniu 28 stycznia 2010, natomiast potwierdzenie odbioru faktury korygującej zostało otrzymane przez Spółkę  w dniu 25 lutego 2010 r. W tej sytuacji obrót z tytułu wystawionej faktury korygującej powinien zostać pomniejszony w deklaracji VAT-7 za miesiąc styczeń 2010 r.

Przykład 2

Spółka wystawiła fakturę korygującą zmniejszającą obrót 12 stycznia 2010 r., nabywca odebrał fakturę korygującą w dniu 2 lutego 2010, natomiast  potwierdzenie odbioru faktury korygującej Spółka otrzymała w dniu 25 lutego 2010 r. W tej sytuacji obrót z tytułu wystawionej faktury korygującej powinien zostać pomniejszony w deklaracji VAT-7 za miesiąc luty 2010 r.

Z kolei w przypadku, gdy uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, podatnik powinien uwzględnić przedmiotową fakturę korygującą w okresie rozliczeniowym uzyskania potwierdzenia odebrania faktury korygującej przez nabywcę.

Przykład 3:

Spółka wystawiła fakturę korygującą zmniejszającą obrót 12 stycznia 2010 r., nabywca odebrał fakturę korygującą w dniu 28 stycznia 2010, natomiast Spółka  otrzymała potwierdzenie odbioru faktury korygującej w dniu 26 lutego 2010 r. W tej sytuacji obrót z tytułu wystawionej faktury korygującej powinien zostać pomniejszony w deklaracji VAT-7 za miesiąc luty 2010 r.

W tym miejscu warto podkreślić, iż ustawodawca nie określił sposobu ustalenia daty otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. W opinii autora na datę odebrania faktury korygującej przez nabywcę może wskazywać odpowiednia adnotacja na fakturze korygującej, data wskazana na zwrotnym potwierdzeniu odbioru czy wreszcie moment odebrania faktury korygującej może być określony przez nabywcę w odrębnej od faktury korygującej korespondencji (np. e-mail, faks itp.). Dodatkowo należy zaznaczyć, iż ustawodawca nie określił również sposobu potwierdzania przez sprzedającego odebrania przez nabywcę faktury korygującej. Zatem potwierdzenie odbioru faktury korygującej może przybrać formę dowolną, a może nim być przykładowo zwrotne potwierdzenie odbioru, podpisana przez nabywcę kopia faktury itp.

W praktyce możliwe są również przypadki, gdy podatnik nie będzie w stanie określić daty (dziennej lub miesięcznej) otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. W tej sytuacji należy rekomendować przyjęcie, iż kontrahent odebrał fakturę korygującą w miesiącu uzyskania przez Spółkę potwierdzenia otrzymania faktur przez kontrahenta. Powyższe pozwoli podatnikowi na uniknięcie zarzutu przedwczesnego obniżenia obrotu, jak również podatku należnego.

Przykład 4

Spółka wystawiła fakturę korygującą zmniejszającą obrót 12 stycznia 2010 r., nie jest możliwe ustalenie daty odebrania faktury korygującej przez nabywcę, natomiast Spółka otrzymała potwierdzenie odbioru faktury korygującej w dniu 16 lutego 2010 r. W tej sytuacji obrót z tytułu wystawionej faktury korygującej powinien zostać pomniejszony w deklaracji VAT-7 za miesiąc luty 2010 r.