Ustawa o rachunkowości wskazuje, iż inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy oczywiście jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i  składowania. Pojawia się zatem – jak wynika z naszego forum – wątpliwość kiedy i kogo należy o tym spisie zawiadomić.

Nie ma obowiązku doinformowywania właścicieli o zamiarze przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych oraz innych aktywów przechowywanych czy użytkowanych przez jednostkę. Obowiązkiem jest natomiast poinformowanie o wynikach tego spisu zgodnie z art. 26 ust 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)

Szczegółowy sposób postępowania w tym zakresie powinien zostać określony przez kierownika jednostki w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości jednostki ustalanej na podstawie art. 10 uor – np. w instrukcji inwentaryzacyjnej.

W praktyce najczęściej:

• obce składniki majątkowe spisywane są na odrębnych arkuszach spisu z natury (w podziale według poszczególnych właścicieli),
• arkusze spisowe są wstępnie wyceniane oraz rozliczane według danych na temat ilości i wartości składników majątkowych ujętych w ewidencji pozabilansowej jednostki,
• następnie dodatkowe egzemplarze arkuszy spisowych i dokumentów rozliczeniowych, np. zestawień różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnień dotyczących stwierdzonych różnic i propozycji ich rozliczenia (lub też ich kserokopie), przesyłane są do poszczególnych właścicieli zinwentaryzowanych składników majątkowych.

Nie ma zatem wzoru pisma w którym powiadamiamy o wynikach spisu – należy po prostu przedstawić je i wskazać co zostało w trakcie spisu stwierdzone oraz odnieść się do ewentualnych braków, uszkodzeń itp.

Podstawa prawna:
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm).