W celu określenia przesłanek wpisania do rejestru dłużników niewypłacalnych podstawowe znaczenie mają przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym a także analogicznie stosowane zapisy cytowanej poniżej Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks Postępowania Cywilnego. Zgodnie z art. 55 powołanej ustawy o KRS do rejestru dłużników niewypłacalnych wpisuje się z urzędu:
1) osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, jeżeli ogłoszono ich upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie ich upadłości został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych;
2) wspólników ponoszących odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki, z wyłączeniem komandytariuszy w spółce komandytowej, jeżeli ogłoszono jej upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie jej upadłości został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych;
3) dłużników, którzy zostali zobowiązani do wyjawienia majątku w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu egzekucyjnym;
4) osoby, które przez sąd upadłościowy zostały pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym lub spółdzielni;
5) osoby, które w ciągu 60 dni od wszczęcia egzekucji administracyjnej (ZUS, należności celne i podatkowe) nie uregulowały należności pieniężnych lub podatkowych będących przedmiotem egzekucji.
Ponadto na podstawie art. 1086 § 4 kodeksu postępowania cywilnego, komornik z urzędu składa wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego o wpis dłużnika do rejestru dłużników niewypłacalnych w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 12 miesięcy.
Podkreślić należy, iż w przypadku zaistnienia jednej z wyżej wskazanych przesłanek ustawowych wpis do rejestru dłużników niewypłacalnych jest obligatoryjny, dokonywany z urzędu. Zgodnie z art. 56 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wpis do rejestru dłużników niewypłacalnych może nastąpić również na wniosek. Na wniosek wierzyciela posiadającego tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko osobie fizycznej wpisuje się do rejestru dłużników niewypłacalnych dłużnika, który w terminie 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia nie zapłacił należności stwierdzonej tytułem wykonawczym. Warunkiem koniecznym i wystarczającym skuteczności takiego wniosku jest dysponowanie przez wierzyciela tytułem wykonawczym przeciwko dłużnikowi i wykazanie, że świadczenie stwierdzone tym tytułem nie zostało spełnione w terminie do 30 dni od daty wezwania do zapłaty. Nie jest istotne, czy zostało w ogóle spełnione np. później. Jednakże, z uwagi na koszt złożenia wniosku o wpis nieuczciwego kontrahenta, jaki musi ponieść wierzyciel, tj. 300 zł każdorazowo za wniosek, może się w praktyce okazać, że wierzyciele nie będą skłonni do składnia takich wniosków.
Zgodnie z powyższym należy zauważyć, iż w bazie danych dłużników niewypłacalnych zamieszczane są zarówno informacje o przedsiębiorcach, dużych korporacjach, spółkach, stosujących nieuczciwe praktyki w relacjach ze swoimi kontrahentami, nagminnie wykorzystując swoją dominującą pozycję, jak i informacje o tych, którym się nie powiodło, często ze względu na brak podstawowej wiedzy o mechanizmach występujących w gospodarce. Oznacza to tym samym, że ustawodawca nie różnicując podstaw wpisu podmiotów, wobec których wystąpiły przesłanki z art. 55 lub art. 56 ustawy o KRS, uznał, że zarówno okoliczności zawinione, jak i niezawinione, są społecznie szkodliwe.
