Jeśli w firmie ostatni dzień pracy to np. 23 grudnia, a pierwszy dzień pracy w nowym roku to 4 stycznia, to inwentaryzacja może być przeprowadzona albo 23 grudnia po zakończeniu pracy. Może być także przeprowadzona 4 stycznia przed faktycznym rozpoczęciem pracy.
Ponadto spis z natury w kasie sporządza się w każdym przypadku zmiany kasjera, a dla celów kontroli z częstotliwością określoną przez kierownika jednostki – każdorazowo po wydaniu zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji środków pieniężnych.
Przeprowadzając spis przelicza się wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie: gotówkę (w postaci banknotów i monet), wyrażoną w walucie polskiej, jak i obcej, a także inne środki pieniężne, np. czeki obce czy weksle obce. Spis z natury gotówki polega na liczeniu wszystkich monet i banknotów luzem, jak również bilonu i banknotów w opakowaniach, pod warunkiem, że opakowanie jest oryginalne (w nienaruszonym stanie), a ilość i rodzaj środków pieniężnych znajdujących się w tych opakowaniach są wyrywkowo sprawdzane. Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (kasjera).
Jeśli podczas inwentaryzacji kasy spisywane są również posiadane weksle i czeki obce, sprawdza się przede wszystkich ich stan (ilość, wartość nominalną), realność, ważność oraz terminy ich płatności.
Podczas inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie komisja inwentaryzacyjna powinna sprawdzić nie tylko stan gotówki w kasie, ale także przestrzeganie przyjętych w jednostce zasad obrotu gotówkowego, a w szczególności:
1. prawidłowość prowadzenia raportów kasowych,
2. przestrzegania pogotowia kasowego, jeżeli jest ustalone,
3. prawidłowość udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia ich w raporcie kasowym,
4. ustalenie, czy kasjer potwierdził na piśmie przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie
5. prawidłowość zabezpieczenia środków pieniężnych w drodze z banku do kasy i z kasy do banku,
6. prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz przechowywania gotówki.
Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół, który powinien zawierać m.in. informacje o rzeczywistym stanie środków pieniężnych w kasie, a także o ich stanie wynikającym z ostatnio sporządzonego raportu kasowego, określenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej; może zawierać także uwagi zespołu spisowego dotyczące ochrony środków pieniężnych, ich zabezpieczenia.
Poniżej zamieszczony został przykład protokołu z inwentaryzacji kasy. Wzór protokołu powinien być elementem instrukcji inwentaryzacyjnej przyjętej w jednostce gospodarczej.
