Ustawa o rachunkowości przewiduje w art. 21 ust 1 a że można zaniechać zamieszczania na dowodzie niektórych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Dane, które można pominąć na dowodzie to:
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; – art. 21 ust 1 pkt. 5 uor
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania – – art. 21 ust 1 pkt. 6 uor
Oczywiście zasady dotyczące pominięcia podpisu dotyczą nie tylko faktury ale i pozostałych dokumentów do których stosuje się ww. rozporządzenie.
Co do kwestii drugiej czyli pominięcia stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Tu zasady pomijania powinny być określone w dokumentacji polityki rachunkowości a właściwie z jej częściach poświęconych opisowi systemu przetwarzania danych, w szczególności obiegowi dokumentów i opisowi systemu informatycznego.
Nie ma na przykład potrzeby umieszczania informacji o sposobie ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – jeśli dowód jest generowany poprzez algorytm programu komputerowego np. modułu sprzedażowego a następnie przekazywany do księgi głównej ( np. system Finansowo-księgowy) za pomocą stałego algorytmu. Algorytm ten oczywiście powinien być opisany w dokumentacji. Powinna być sprawdzana także jego poprawność.
Generalnie, tam gdzie zapisy są tworzone automatycznie, ISTNIEJE kontrola poprawności algorytmów oraz są spełnione inne warunki o których mowa w art. 20 ust 5 uor można wskazać w dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości iż pomija się stwierdzenia o których mowa w art. 21 ust 1 pkt. 6 uor.
Natomiast w przypadku dowodów ujmowanych indywidualnie raczej nie należy rezygnować z ujmowania na dowodach stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.