- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
W określonych sytuacjach można zaniechać umieszczania na dowodzie podpisów oraz stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach.
Podstawą do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody zewnętrzne (własne i obce), dowody wewnętrzne. Art. 20 ust 3 uor zawiera również wskazanie, że podstawą zapisów mogą być dowody zastępcze, które w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, za zgodą kierownika jednostki mogą stanowić udokumentowanie operacji gospodarczej .Sporządzone powinny być one przez osoby dokonujące tych operacji.
Warto jednocześnie podkreślić iż dokumenty księgowe powinny również wypełniać wymogi prawne wynikające z innych aktów prawnych. W szczególności należy tu wymienić Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337 oraz z 2009 r. nr 222, poz. 1760), które między innymi reguluje kwestie dotyczące:
- Faktur VAT
- Faktur korygujących VAT
- Faktur VAT MP
- Not korygujących
- Faktur VAT marża
Podstawa prawna:
Ustawa o rachunkowości
