W podmiotach gospodarczych najwięcej (i ilościowo i zwykle wartościowo) jest należności z tytułu dostaw i usług. Inwentaryzacja takich należności polega na wzajemnym uzgodnieniu i potwierdzeniu stanu księgowego tych aktywów.
Ustawa nie narzuca formy dokonania potwierdzenia – mówi jedynie drogą uzyskania od kontrahentów.

Oznacza to, iż w świetle dostępnych dziś możliwości technicznych można zastosować różne metody uzyskania tego potwierdzenia – ważne by były one wiarygodne. Najczęściej potwierdzenie salda przeprowadzane jest w drodze pisemnej. Wierzyciel wysyła do kontrahenta pisma z prośbą o potwierdzenie figurującego w jego księgach stanu należności. Kontrahent potwierdza saldo na piśmie lub zgłasza zastrzeżenia – także na piśmie.

Należy podkreślić iż takie potwierdzenie jest istotne nie tylko z punktu widzenia rachunkowości. Potwierdzenie salda dokonane przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki dłużnika, np. dyrektora, członka zarządu spółki, przerywa bieg przedawnienia należności. Zgodnie z art. 123 § 1 pkt. 2 Kodeksu cywilnego – (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm) bieg przedawnienia przerywa się przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje.

Inną formą potwierdzenia salda jest potwierdzenie uzyskane drogę elektroniczną – emailem. Zawierać powinno ono wszystkie elementy, które są umieszczane na potwierdzeniu pisemnym. Podmiot otrzymujący takie potwierdzenie powinien zadbać o zabezpieczenie (albo poprzez odpowiedni wydruk, albo archiwizację elektroniczną) danych dotyczących – skrzynki nadawczej wysyłającego( czy była to osoba upoważniona do potwierdzenia salda), daty i godziny potwierdzenia.

Możliwe także jest uzyskanie potwierdzenia w formie telefonicznej. Upoważniony do przeprowadzenia takiego uzgodnienia salda pracownik powinien sporządzić notatkę z rozmowy, w której wskaże jakie należności (daty, numery dokumentów, kwoty) zostały uzgodnione. Notatkę taką trzeba opatrzyć datą, podpisem osoby, która ją sporządziła oraz informacją o imieniu i nazwisku przedstawiciela kontrahenta z którym była przeprowadzana rozmowa.

Podstawa prawna
Art. 21 ust 1 i art. 26 ust 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).