Zgodnie z art. 69 ust 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, ( w jednostce sporządzającej uproszczone sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 50 ust. 2 uor, w miejsce opinii biegłego rewidenta, składa do rejestru sądowego informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia)
- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego
- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o podziale zysku lub pokryciu straty,
- w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności.
Z kolei kierownik oddziału przedsiębiorcy zagranicznego składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe oddziału, a w przypadku oddziału instytucji kredytowej lub finansowej składa także przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego:
- roczne sprawozdanie finansowe instytucji kredytowej lub finansowej;
- odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego instytucji kredytowej lub finansowej;
- odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego instytucji kredytowej lub finansowej o podziale zysku lub pokryciu straty.
Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa wyżej.
Okoliczność, że nie zatwierdzono rocznego sprawozdania finansowego nie zwalnia spółki od obowiązku zgłoszenia sądowi rejestrowemu wniosku o wpis wzmianek na formularzu KRS-Z30.
Jeśli kierownictwo podmiotu nie dopełni tych obowiązków terminowego składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów sąd wzywa spółkę do złożenia wniosku o wpis. Brak reakcji na wezwanie z reguły oznacza wszczęcie tzw. postępowania przymuszającego, które pociąga za sobą nakładanie na osoby obowiązane grzywien.
