Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego czyli dnia kończącego rok obrotowy.
Dla jednostek których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym to 31 marca.
Ważne jest aby sprawozdanie było sporządzone zgodnie z formalnymi wymogami a do tych należy miedzy innymi podpis.
Sporządzone sprawozdanie finansowe każdej jednostki powinno być opatrzone podpisem. Mówi o tym art. 52 ust. 2 uor, z którego wynika, że sprawozdanie finansowe podpisują, podając zarazem datę podpisu: osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki.
Podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki powinien się znaleźć na każdej części sprawozdania finansowego, czyli na:
- Wprowadzeniu do sprawozdania finansowego,
- Bilansie,
- Rachunku zysków i strat,
- Dodatkowych informacjach i objaśnieniach,
- Na rachunku przepływów pieniężnych i zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym – jeśli jednostka jest obowiązana je sporządzać.
Nie ma obowiązku podpisywania sprawozdania finansowego osoba, która je faktycznie sporządzała, tylko osoba która jest odpowiedzialna za jego sporządzenie.
Nie trzeba podpisywać każdej strony wchodzącej w skład sprawozdania finansowego, np. każdej strony wielostronicowych zazwyczaj dodatkowych informacji i objaśnień.
Podpisanie sprawozdania finansowego przez upoważnione osoby to potwierdzenie, iż jest ono kompletne i przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.
Złożenie podpisu pod sprawozdaniem to potwierdzenie przyjęcia odpowiedzialności za prawidłowość i rzetelność sporządzonego sprawozdania finansowego.
Należy zaznaczyć, iż ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość odmowy złożenia podpisu. Odmowa taka wymaga jednak pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Jeśli nie ma pisemnego uzasadnienia odmowy złożenia podpisu sąd rejestry zwróci sprawozdanie jako niekompletne.
