Przepisy nie precyzują w jaki sposób ma być otrzymane to potwierdzenie.
W związku z tym jednostka powinna sama – w swojej instrukcji inwentaryzacyjnej określić zasady potwierdzania sald rozrachunków. Tradycyjny za pomocą pisemnego potwierdzenia sposób jest najpowszechniejszy. Ma jeszcze tę zaletę, iż kontrahent podpisując się proszony jest o podatnie daty podpisu, a w sytuacji gdy potwierdzenie jest otrzymywane za pomocą poczty – uzyskujemy jeszcze tzw. datę pewną – data stempla pocztowego.
Jednak potwierdzenie „papierowe” nie jest jedynym sposobem na wypełnienie wymogu wynikającego z ustawy o rachunkowości. W dobie elektronicznej poczty można przekazanie pocztowe zastąpić emailem. Możliwe jest też przesłanie faksem.
W instrukcji inwentaryzacyjnej może być przewidziana także telefoniczna forma potwierdzania salda należności. Przyjmuje się jednak, iż powinna być ona wykorzystywana raczej przy należnościach, gdzie prawdopodobieństwo rozbieżności jest niewielkie i takich gdzie nie występuje ryzyko kwestionowania salda.
Jeśli inwentaryzacja należności jest przeprowadzana telefonicznie należy sporządzić dokument w którym zostanie wskazane:
- Kto – z imienia i nazwiska oraz stanowiska pracy dokonywał uzgodnienia i u wierzyciela i u dłużnika,
- Data rozmowy,
- Numer konta dłużnika,
- Stan tego konta,
- Wartość, numery i daty faktur z których wynika rozbieżność,
- Wartość, numery i daty innych dokumentów z których wynika rozbieżność,
- Podpis osoby, która przeprowadzała rozmowę.
Tak sporządzony dokument jest podstawą do ujęcia danych z niego wynikających w protokole inwentaryzacji należności, który jest przedstawiany komisji inwentaryzacyjnej.
Podstawa prawna:
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)
